Юридический секретарь – особый вид секретаря, и в этой статье мы разберем особенности данной карьеры.
Кто такой юридический секретарь?
Это специалист высокого уровня, работающей в юридической фирме, чаще всего в иностранной, и оказывающий административную поддержку группе юристов. Большинство юридических фирм, которым требуется юридический секретарь, — компании с мировым именем, имеющие представительства в Москве, Санкт-Петербурге и других крупных городах.
В данной статье я не буду говорить о секретарях суда, так как последняя должность предполагает совершенно иной круг обязанностей.
Существует дневной юридический секретарь, работающий в стандартное время, например, с 9:00 до 18:00, и вечерний секретарь, работающий с 17:00 до 23:00, с 17:00 до 22:00, с 16:00 до 22:00 или по похожему графику. Хочу сразу предупредить возможные вопросы: вечерний секретарь в такие организации требуется только для выполнения рабочих обязанностей. Ужины с боссом в ресторане и сопровождения на иные неформальные мероприятия, типичные для некоторых российских организаций, для которых требуется секретари модельной внешности с ногами от ушей, в компаниях такого ранга исключены.
Все дело в том, что штаб-квартиры этих компаний находятся в Лондоне, Нью-Йорке и других городах, где из-за большой разницы во времени офисы открываются практически вечером по московскому времени. А работа секретаря подразумевает много работы в режиме реального времени (звонки, документы и т.п.), поэтому такой сотрудник на фирме необходим.
Сразу же оговорюсь, юридического образования вам для этой работы не будет нужно. Поэтому не торопитесь закрывать статью, думая, что раз вы по образованию не юрист, то эта работа не для вас. Еще как для вас.
Плюсы работы секретарем в юридической фирме.
1. Высокая зарплата.
Окончательная заработная плата каждого специалиста обсуждается на собеседовании секретаря и будет зависеть от опыта конкретного кандидата. Тем не менее, существует некоторая зарплатная «вилка» юридического секретаря, которая составляет где-то $2000-2500.
Еще раз хочу подчеркнуть, что в данной статье речь будет идти только о специалисте, работающем в известной иностранной юридической фирме. Сюда не относятся небольшие российские адвокатские бюро из 2-3 человек, предлагающие зарплату в $350, также сюда не относятся юридические департаменты коммерческих фирм другого профиля, главным образом, потому, что круг обязанностей и зарплата в последних мало чем отличается от типовых обязанностей, а к специалистам предъявляются стандартные требования к секретарю.
Должность, о которой мы будем с вами говорить в этой статье – особенная, и стоит несколько особняком. Юридических фирм такого уровня в Москве всего около 20, и в каждой работает, примерно, по 5-7 секретарей.
И по этой же причине я рекомендую игнорировать объявления о вакансии юридического секретаря (с соответствующим кругом обязанностей) и обещаниями «высокой зарплаты» в размере $1000. Как вы теперь уже знаете, за такую работу платят, как минимум, в два раза больше.
2. Привлекательный социальный пакет.
Секретарь в юридической фирме будет иметь привилегии, положенные сотрудникам в инофирме: медицинскую страховку в клинике с хорошей репутацией а сверхурочная работа будет оплачиваться. К тому же, переработки в таких компаниях будут вызваны реальной необходимостью, не будут иметь хронического характера или признаков стадности. Вы не будете задерживаться в офисе только потому, что ваш начальник еще не ушел или потому, что в офисе не принято уходить вовремя.
В некоторых компаниях будет расширенный соцпакет в виде страхования жизни и дотаций на обеды (кроме вечернего секретаря) и фитнес. В некоторых компаниях часто существует практика тринадцатой зарплаты и оплачиваемые такси до дома для всех сотрудников, уходящих из офиса после 21:00, что очень актуально для вечернего юридического секретаря.
3. Такие компании будет соблюдать трудовое законодательство.
Невозможно даже и подумать, что в солидной юридической фирме кто-то будет проводить махинации с вашей трудовой книжкой, оформляя вас через 8 месяцев работы или меняя вашего работодателя каждые 3 месяца, портя вам трудовой стаж. Также исключены ситуации с выплатой зарплаты в конверте.
4. Стабильная работа.
Должность юридического секретаря наименее подвержена сокращениям и иным пертурбациям, связанным с другими позициями секретаря. Даже во время экономических кризисов такие компании часто чувствуют себя неплохо. Более того, если вы хорошо зарекомендуете себя в юридической компании, перед вами будут открыты дороги во все другие компании, у которых есть вакантная должность юридического секретаря.
5. Престижная должность.
Должность юридического секретаря является престижной. Даже если вам всего 23 года, и вы только что закончили институт, к вам не будут относиться как к девочке на побегушках. У вас будет довольно понятно очерченный круг обязанностей, который не будет включать приготовление кофе всем подряд. Кому и как подавать кофе будет юридический секретарь, вы узнаете немного ниже.
6. Интересная работа.
В таких компаниях работает много иностранных сотрудников, как среди руководства, так и среди юристов. Сам по себе круг общения уже предполагает интересную работу, не говоря уже про серьезный круг задач, который будет у юридического секретаря.
7. Отсутствие возрастной планки.
В международных юридических компаниях структура довольно консервативна, и это значит, что вы можете работать секретарем и в 35 лет, и в 40 и даже в 50 лет. Никто не будет удивляться, почему это в 50 лет вы все еще секретарь и никто не будет сомневаться в ваших профессиональных способностях. Дело в том, что в международном опыте стран с развитой экономикой многим секретарям более 40 лет. У меня есть знакомый в Австралии, жена которого в возрасте 55 лет работала секретарем и никто там этому не удивлялся. Не все непременно торопятся в 25 лет стать большими начальниками. И эту практику привносят на российский рынок и юридические компании.
8. Ваша внешность не будет иметь определяющего значения.
Ваши профессиональные и личностные характеристики будут иметь первостепенное значение. Если вы ухожены, следите за собой и соблюдаете дресс-код секретаря, то никто не откажет вам в работе потому, что вам больше 30 лет, вы не модельной внешности, невысокого роста, не отбеливаете зубы, не наращиваете ногти, не ходите в солярий и не покрываете волосы воском.
9. Повышение квалификации.
В рамках вашей должности вам могут быть предложены тренинги повышения квалификации за счет компании. Это могут быть тренинги по этикету, компьютеру, работе с документацией и т.д. Тем не менее, в последнее время наметилась тенденция проведения тренингов дистанционно через интернет (скайп, вебинары). Деньги считать любят все, даже процветающие юридические компании.
10. Высокоразвитая корпоративная культура и доброжелательный коллектив.
Подковерные игры а-ля выживают с работы и моббинг практически исключены. К подбору команды компания относится очень тщательно. Доброжелательность, командная работа и улыбки являются нормой и частью корпоративной культуры. К тому же у серьезных компаний, услуги которых не стоят копейки, как правило, такая же серьезная и уважаемая клиентура. Вряд ли вы здесь встретите какого-нибудь деревенского мужика, ругающегося матом и хватающего секретарей за филейные части.
11. Прозрачная политика роста и вознаграждений.
Как в любой уважающей себя иностранной компании. С вами не случится ситуации, когда руководитель повысит зарплату Марь Иванне только потому, что она сестра юриста Иван Иваныча. Ваш премии и повышение зарплаты будут напрямую зависеть от ваших профессиональных достижений.
12. Невозможность ситуаций с приставаниями в офисе.
Сексуальные домогательства практически исключены. Даже если вы очень красивая и молодая девушка с длинными ногами. Во многих фирмах при устройстве на работу каждый сотрудник подписывает специальное соглашение (harassment policy) о запрещении подобного поведения. Юридический секретарь также подписывает такое соглашение. Поэтому, даже если вы будете искать работу вечернего секретаря в юридической фирме с международным именем, бояться не нужно.
13. Красивый офис.
Еще одно преимущество работы в солидной фирме – стильный офис, в котором будет удобная и эргономичная мебель, чистота и пространство. Офисы, как правило, находятся в центре города. Когда вы придете на собеседование в юридическую фирму, вы увидите, какая в офисе стоит тишина. Люди не будут с выпученными глазами носиться по офису, орать, кидаться телефонами и материться тоже не будут. Никто не будет курить в офисе и провоцировать вас на рак легких, а ситуации, когда у вас нет компьютера или вы сидите в комнате без окон, или когда небольшая клетушка набита сотрудниками, сидящими друг на друге как селедки в бочке, практически исключены.
И кстати, вероятнее всего на собеседовании вам не будут задавать глупых вопросов про вашу личную жизнь или проводить стресс-интервью.
Тем не менее, несмотря на такое количество достоинств работы юридического секретаря в известной фирме, у этой работы есть и недостатки.
Недостатки работы юридического секретаря.
1. Очень ограниченные возможности профессионального роста.
Карьерный рост секретаря в юридической фирме сильно затруднен.
Я не говорю, что он совсем невозможен, тем не менее, обольщаться не стоит. Скорее, я бы порекомендовала закладываться на его отсутствие. Если (вдруг) это случится, хорошо.
Практически во всех фирмах оговаривается, что высшее образование не должно быть юридическим, предпочтение отдается другим видам образования, например, лингвистическому. Полагаю, данное предпочтение существует ввиду сложностей роста, чтобы у людей не было несбывшихся ожиданий вроде «как же так, я юрист, а вынуждена печатать документы».
Одним словом, если вы амбициозная карьеристка, которая рассчитывает после года прыгнуть сразу на должность начальника, просто забудьте об этом. В любой иностранной компании это практически невозможно, а в юридической – тем более.
Небольшая возможность роста возможна, скорее, по административной линии, но здесь все также ограничено из-за численности административного штата. Если вы работаете вечерним секретарем, то у вас есть возможность стать дневным юридическим секретарем. Дневной секретарь теоретически может стать офис-менеджером, однако на практике это будет не просто. В компаниях такого уровня офис-менеджер – это не секретарь, это специалист уровня административного директора, к тому же, часто выполняющий работу менеджера по персоналу. То есть, это совсем не то, что вкладывают в данное понятие многие российские небольшие компании, пытаясь таким образом поднять престиж должности секретаря в своей фирме.
2. Высокие требования к профессиональной квалификации.
Важно понимать, что требования не завышенные. Никто не будет искать «дворника с пятью языками». Тем не менее, то, что требуется, действительно будет нужно, поэтому, если у вас нет каких-то навыков, сначала приобретите их, а потом направляйте свое резюме в юридическую фирму.
О том, какие навыки требуются, мы поговорим чуть ниже.
3. Сложность вхождения.
На должность юридического секретаря чаще всего ищут человека, у которого уже есть опыт этой работы. Но как быть, если вы соответствуете всем требованиям для этой должности, и опыт работы у вас хороший, но это не опыт работы юридическим секретарем? Даже если это и так, подавать свое резюме все равно рекомендуется. В конце концов все юридические секретари таковыми не родились, и перед каждой девушкой хоть раз в жизни, но стояла задача преодоления замкнутого круга.
4. Рутинные обязанности.
Обязанности юридического секретаря будут интересными, но в отличие от, к примеру, помощника руководителя, круг их будет как правило, одним и тем же. В основном, это будет:
- Форматирование и печать юридических документов.
- Создание презентаций.
- Ответы на телефонные звонки.
- Ведение базы данных (например, посетителей или поставщиков канцтоваров).
- Сканирование, копирование и брошюровка документов.
- Бронирование переговорных комнат
- Заказ офис-менеджеру всего необходимого для переговорных комнат (кофе, печенье, сахар, вода и т.п.)
- Приготовление кофе и чая для посетителей.
- Заказ такси для юристов.
- и так далее.
Причем, самую большую долю в профессиональных обязанностях будет занимать именно печать, сканирование, брошюровка и копирование документов. Креатива в работе будет мало.
К тому же, не забывайте, что подавать кофе все же придется. Вы не будете делать его всем, кто ни попросит, но все же обязанность в подаче кофе на переговорах будет лежать на вас. Если вам это не нравится, лучше вообще секретарем не работать, иначе вы будете испытывать каждодневный хронический стресс.
5. Взаимозаменяемость.
Секретарь в юридической фирме иногда будет заменять других секретарей, например, секретаря на ресепшн. Вечерний юридический секретарь будет отвечать на все входящие звонки и распределять по сотрудникам.
6. Обязанность соблюдать дресс-код секретаря.
Юридический секретарь должен будет соблюдать строгий дресс-код. Возможно, не такой строгий, как в банке, но все же, вероятнее всего, придется одеваться в деловом стиле.
7. Безукоризненная клиентоориентированность.
Каким бы ни было ваше настроение, вы будете обязаны оставить его за порогом офиса. Что бы ни случилось. Вам придется всем улыбаться, быть одинаково доброжелательной со всеми без исключения сотрудниками (включая уборщиц и других секретарей). В российских компаниях я не раз встречала грубящих посетителям и коллегам высокомерных хамок, по разным причинам зазвездившихся секретарей, но юридический секретарь, позволивший себе такое, будет уволен (и справедливо).
Также нужно быть готовой оказать помощь коллегам, когда это необходимо. В солидной юридической фирме маловероятна ситуация, когда на вас будут навешивать то, что самим делать не хочется. Это другая сторона четко очерченного круга обязанностей, уже приятная ее часть. Тем не менее, если помощь кому-то потребуется ввиду объективных причин, не следует отказывать.
8. Дежурства в офисе.
Как правило, в юридических фирмах устанавливается возможное «плавающее» дежурство секретарей на выходные. То есть, примерно 1 раз в месяц вы будете должны иметь возможность выйти на работу в субботу или воскресенье, в случае если будет такая необходимость. Плюсом будет являться то, что вы заранее будете знать, когда вы дежурите, к тому же, сам факт, что вы дежурите, не будет автоматически означать, что вы должны будете приезжать в офис. Может быть, приехать придется, может быть, вопросы будут требовать только общения по телефону/электронной почте, а может быть, вообще ничего не понадобится. Минус в том, что уехать далеко в этот день вы не сможете, нужно быть готовой к вызову в офис.
9. Экстремальные переработки.
Это касается больше именно вечернего юридического секретаря. В пиковые периоды (нельзя точно сказать, как часто, возможно, 2-3 раза в год) приходится сильно задерживаться на работе. Вечерний секретарь может задержаться до 2-3 часов ночи. Вообще переработок у юридического секретаря будет не слишком много. Так как переработки оплачиваются, компания будет делать все возможное, чтобы вы задерживались только по необходимости. Жизнь в офисе больше грозит сотрудников тех фирм, где руководство не желает оплачивать переработки. Как известно, что бесплатно, то приятно, поэтому таких бесплатных часов у вас может быть много. В солидной юридической фирме задерживать без необходимости не будут, необходимость будет возникать далеко не каждый день, но если, все же, возникнет, то остаться нужно будет без возражений.
10. Невостребованность иностранных языков.
Точнее, один язык будет очень востребован: английский. И к сожалению, в большинстве случаев это все. Если вы в совершенстве знаете другие иностранные языки, например, немецкий, испанский и т.п., и хотите, чтобы на работе они были востребованы, лучше искать работу личного помощника руководителя с соответствующими языками. Часто можно встретить вакансии, где требуется помощник со знанием двух-трех иностранных языков.
Какой опыт и навыки требуются для работы юридическим секретарем?
Если вы дочитали статью до этого момента, порадовались плюсам работы секретарем в юридической фирме и не испугались минусов, то пришло время поговорить о том, какие требования предъявляются к секретарю. Они будут общими, и в каждой фирме всегда будут какие-то свои нюансы, но, думаю, представление составить можно.
Итак:
- Высшее образование.
Серьезная иностранная компания – это как раз то место, где без высшего образования пытать счастье секретарю будет очень сложно.
Предпочтение часто отдается лингвистическому образованию. Наличие юридического образования может являться минусом.
- Профильное образование секретарей.
Часто предпочтения отдается секретарям, окончившим колледж МИД. Поэтому, если вы живете в Москве, и сейчас решаете, в какое учебное заведение идти для обучения на секретаря, то лучше поступать в колледж МИД. Если же такой возможности нет, расстраиваться не стоит. Шанс все равно есть, просто, возможно, нужно будет немного больше поработать для получения нужной квалификации.
- Свободный английский
С этим строго. Английский нужен не только для составления документов, но и для общения по телефону с носителями языка. Поэтому уровни знаний «разговорный», «со словарем», «могу проходить интервью», «Who is on duty today» отметаются сразу. Вы должны не только иметь высокий уровень письменного языка, но и прекрасно понимать носителя языка на слух. Если вы не уверены в своем уровне английского языка, прослушайте новости ВВС. Если вы не понимаете диктора – ничего страшного, но уровень языка нужно подтянуть, а потом уже подавать резюме.
- Высокая грамотность русского языка
Требуется для любого секретаря.
- Опыт работы секретарем или личным помощником.
Желательно от 2 лет. Опыт работы юридическим секретарем будет является большим преимуществом. Также некоторым преимуществом будет являться опыт работы в иностранной компании.
- Высокая скорость «слепой» печати кириллицей и латиницей
Печатать нужно будет много. Поэтому скорость печати нужна от 200 знаков в минуту. Это одна из причин, по которой некоторые юридические фирмы отдают предпочтение выпускникам колледжа МИД. Дело в том, что в колледже этому обучают фундаментально.
- Продвинутые знания компьютера.
Если Excel вам, в данном случае, понадобится в меньшей степени, то Word действительно нужно знать очень хорошо. Многие фирмы проводят тесты на скорость печати, знание английского языка и знание Word. Также нужно знать Power Point для составления презентаций и, естественно, уметь пользоваться электронной почтой. Плюсом будет знание программы Visio.
Из личных качеств секретаря обязательны исполнительность, ответственность, аккуратность и точность при подготовке документов (часто секретарь готовит документы «на чистовую»), клиентоориентированность, доброжелательность, коммуникабельность, умение работать в коллективе, психологическая зрелость, позитивное отношение к жизни (оптимизм), умение спокойно воспринимать стрессовые ситуации, умение расставлять приоритеты, навыки управления временем (тайм-менеджмента), умение работать в многозадачном режиме.
Часто в иностранных фирмах есть такое требование, как отсутствие вредных привычек, курение сюда тоже относится.
Вы считаете, что эта статья поможет вам?
Тогда не теряйте ее! Нажмите кнопку «Поделиться» внизу, чтобы иметь доступ к статье в любое удобное для вас время и не искать ее потом, когда она понадобится «еще вчера».