Требования к секретарю

Навыки

Требования к секретарюДля того, чтобы определиться с тем, где учиться на секретаря и на какую позицию присылать свое резюме, я рекомендую вам ознакомиться с требованиями к секретарю, которые компании.

Для того, чтобы понять, каким видят образование и профессиональные навыки своего секретаря компании, лучше всего познакомиться с вакансиями, размещенными в кадровых агентствах и крупных онлайновых порталах вакансий, например, headhunter.ru или superjob.ru

Как мы уже говорили ранее, секретарь выполняет различные функции в зависимости от размера компании и тем, чем занимается фирма. Соответственно, и требования к секретарю будут отличаться.

Начнем с секретаря на ресепшн. Часто, хотя и не всегда, требованием к данной позиции является наличие высшего образования. Требование это может показаться несколько несправедливым, особенно учитывая то, что за рубежом для того, чтобы претендовать на позицию секретаря на ресепшн, университетский диплом чаще всего не нужен. И все же, если у вас нет высшего образования, я рекомендую прямо сейчас задуматься о том, чтобы поступить в институт. Дело в том, что начиная с позиции ассистента отдела и далее высшее образование будет уже являться базовым требованием, а значит, если его у вас не будет, то вам сложно будет развиваться профессионально, конкурируя с обладателями дипломов университета. Но если вы хотите начать свою карьеру с должности секретаря на ресепшн, и диплома о высшем образовании у вас пока нет ( при условии соответствия всем остальным требованиям к секретарю), я рекомендую вам духом не падать и посылать резюме все равно.

В серьезных компаниях часто требуется опыт работы от полугода. Еще одним требованием к секретарю на ресепшн является умение пользоваться мини-АТС и знание телефонного этикета.  Если компания иностранная, или у компании имеются зарубежные поставщики или партнеры,  свободное знание иностранного языка будет, скорее всего, обязательным требованием к секретарю на ресепшн.  Чаще требуется знание английского языка, но также бывают компании, где пригодится знание немецкого и других иностранных языков.

Если в обязанности секретаря будет входить написание писем, то потребуется знание слепого десятипальцевого метода машинописи. Важно также иметь навыки работы с оргтехникой: знание компьютера на уровне пользователя (знание MS Word, электронной почты, умение что-то найти в интернете по поручению руководителя), умение пользоваться факсом, копировальным аппаратом, сканером, принтером.

Еще один пункт – приятная внешность и приятные манеры секретаря. Часто в объявлениях о вакансии можно встретить подобную формулировку. Что имеется в виду? Хотите вы того или нет, но секретарь на ресепшн – первый человек, которого видит в компании клиент. И именно секретарь может составить приятное (или совсем неприятное) впечатлении о компании. Чаще всего руководитель может простить секретарю на ресепшн незнание слепого десятипальцевого метода печати, но вот приятными манерами поступиться сможет вряд ли. Кому хочется, чтобы от него убегали клиенты? Теперь о приятной внешности. Давайте договоримся сразу: это не совсем не обязательно должна быть модельная внешность. Поэтому под приятной внешностью часто имеется в виду знание делового дресс-кода и умение следить за собой, то есть ухоженность. Об этом мы поговори очень подробно позднее.

Для более старших позиций предъявляются более высокие требования к секретарю. Опыт как правило, требуется от 1-2 лет. Высшее образование, навыки работы с оргтехникой, знание слепого десятипальцевого метода машинописи, знание делового этикета как правило, являются базовыми требованиями. Если компания российская, знание иностранного языка может и не потребоваться. Для работы в иностранной компании, отделах закупок, сбыта и других отделах, имеющих иностранных партнеров, знание иностранного языка часто является обязательным.

Если помимо обязанностей секретаря предполагаются выполнение функций младшего сотрудника, то как правило, требуется хорошее знание компьютера: недостаточно знать MS Word на уровне «могу написать письмо», часто требуется расширенное знание программы. Также требуется знание MS Excel для составления и редактирование отчетов, а также программы Power Point для подготовки презентаций.

К помощнику руководителя предъявляется еще более высокие требования. Помимо всех вышеперечисленных требований требуется более длительный административный опыт (в среднем, от 3-х лет), желателен опыт работы личным помощником. Знание языка как правило обязательно, так как личный помощник часто выполняет также и функции устного переводчика, ездит с руководителем на переговоры с иностранными партнерами и переводит ему содержание переговоров. Иногда встречаются вакансии, где требуется знание двух иностранных языков.

Помощник руководителя ведет также календарь руководителя. Для этого потребуется знание программы, в которой ведется календарь (это может быть MS Outlook, Lotus Notes, Excel и другие). Может потребоваться знание делопроизводства. Это будет зависеть от распределения обязанностей в компании и ее численности. Знание  Excel является важным, т.к. помощник руководителя часто обновляет в этой программе какие-либо важные данные, составляет отчеты (к примеру, авансовые отчеты о командировках руководителя). Помощник руководителя также должен хорошо знать специфику заказа билетов и оформления виз. Руководители ездят в командировки очень часто. В некоторых компаниях заказ билетов сводится к тому, чтобы сделать заказ в обслуживающей фирме, а в некоторых компаниях помощник руководителя делает все самостоятельно, включая подачу документов в посольство. Если руководитель — иностранец, то не исключено взаимодействие с миграционной службой, сбор и подачу документов на получение разрешения на работу.

К счастью, тенденция десятилетней давности, когда карьера секретаря была похожа на карьеру спортсменки и заканчивалась в 30 лет, давно прошла. Руководители осознали важность присутствия на рабочем месте не только симпатичной молоденькой и приятной во всех отношениях девушки, но и опытного, грамотного профессионала. И если секретарем на ресепшн действительно лучше работать после окончания института или во время учебы, то хорошим личным помощником в этом возрасте стать трудно, и поэтому все чаще и чаще можно увидеть объявления о том, что помощник требуется в возрасте от 25 лет и старше.

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

 

На главную В  каталог статей

6 комментариев

  1. Елена

    работаю секретарем с декабря 2011г. Образование средне-специальное (дизайнер), курсы бух.учета(год)…Почему выбрали меня? Не знаю. До меня приходили девушки с высшим образованием. Знания компьютера, оргтехники, делового этикета, делопроизводства тянули на 3+.
    В первую очередь, как мне кажется, при устройстве на работу смотрят на внешний вид. Не скажу, что в тот момент я выглядела как подобает секретарю.
    Отношение к этой профессии у всех разное, но у большинства моих знакомых оно вызывает улыбку. Поэтому и отнеслась к своим обязанностям сначала несерьезно.
    На самом деле это очень серьезная, одна из главных на предприятии профессия.
    Спасибо за Вашу статью. Она мне очень помогла.
    Теперь я с гордостью могу сказать, что я СЕКРЕТАРЬ!

    Ответить
  2. Daleya

    Здравствуйте! Я сейчас учусь в 9 классе, и думаю над тем, чтоб пойти учиться после 9-го класса на секретаря, родные «за», а учителя в школе говорят, что это вообще не профессия, и что «ну до 25 лет ты проработаешь, а потом что?!», я считаю, что это абсурд полнейший! Я считаю, что это очень достойная и важная профессия, так вот именно учителя меня поставили, в некоторое положение, так сказать неловкости, что ли… Разъясните мне пожалуйста, стоит ли мне действительно, идти после 9-го класса, в колледж, или все же, поискать какую-то другую профессию?
    Надеюсь на Вашу помощь.

    Ответить
  3. Daleya

    Огромнейшее спасибо за ответ, после прочитанного, я стала задумываться, по поводу того, действительно, не остаться ли учится до 11 класса? Просто дело в том, что я бы не упустила возможности, избежать ЕГЭ, который придется сдавать, если я останусь учиться в школе. Но в таком случае, меня терзает вопрос:» какой колледж или лицей, или что то подобное выбрать?» Меня «кидает» по профессиям, и поэтому я не могу определиться. Не знаю, что делать. Тем более, теперь мне нужно или действительно оставаться до 11 класса, или идти в какой- то колледж, лицей или что- то подобное, где не требуются к сдаче какие- то определенные экзамены в школе, потому что мы уже подписались под выбранными предметами. Поэтому это тоже ставит меня в не слишком хорошее положение.
    Скажите мне пожалуйста, что-то на это.(

    Ответить
  4. Юлия

    Здравствуйте!
    У вас замечательный сайт.Огромнейшее вам спасибо за такое большое количество полезной информации.
    У меня к вам есть пару вопросов,на которые хотелось бы получить ответ.

    Дело в том,что я очень хочу пойти работать секретарём на ресепш.Именно к этой професии душа лежит уже год.Учусь я в9 классе и после его окончания планирую поступать.Подскажите пожалуйста,обязательно ли на профессию «Секретарь на ресепшн» нужно высшее образование?Куда именно нужно поступать и какие предметы учить?
    Есть какие-нибудь заведения в которых учат именно этой професии?Я вот читла что нужно обязательно высшее образование.Так можно отучится на любую професию,главное чтобы было высшее?Или всё же поступать нужно в специальные заведения?

    Ответить
  5. Света

    Думаю пойти работать секретарем на ресепшн. Мне 26. Образование неполное высшее, уже не учусь. Вы писали, что возрастная планка до 28 лет. А дальше что — меня уволят? Возможен ли карьерный рост? Какие есть варианты развития, имея опыт работы секретарем на ресепшн? Просто секретарь? Или здесь тоже возрастные ограничения?

    Ответить

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *