Собеседование секретаря

Итак, вы нашли интересующую вас вакансию, направили на желаемую должность свое резюме и сопроводительное письмо, и вас пригласили на собеседование. Что дальше? Как вести себя на собеседовании и как пройти интервью это, пожалуй, самые главные вопросы на данном этапе. В этой статье я поделюсь с вами своими наблюдениями о собеседовании секретаря. К слову сказать, эти рекомендации помогут вам не только на собеседовании секретаря, но и при прохождении интервью на другие должности.

 

Сразу хочу заметить, что несмотря на обилие литературы на тему «как пройти интервью», ни одно из этих изданий не может гарантировать вам трудоустройства. Как правило, помимо квалификаций, которые ожидаются от будущего сотрудника, у работодателя чаще всего имеется некая «картинка» о том, что представляет из себя идеальный кандидат на позицию. И хотя знание определенных техник и правил прохождения интервью, безусловно, повысит ваши шансы на получение желаемой должности, но не является гарантией. Причин непрохождения интервью может быть несколько: от ваших ошибок на интервью до банального «картинка не совпала».

 

Приведу вам два примера последнего. Я успешно работала секретарем в одной замечательной компании. Работа мне очень нравилась, но через какое-то время мне захотелось «расти» профессионально. К этому времени освободилась вакансия помощника президента компании. Я подала свое резюме на эту позицию, но меня, к сожалению, не выбрали. Президент компании сказал мне о том, что у меня замечательная квалификация и опыт,  и я — прекрасный сотрудник, но на данной позиции он хотел бы видеть человека хотя бы лет на десять постарше. Проходя интервью в другой компании на должность помощника директора, мне стало понятно, что на эту должность по каким-то причинам хотят видеть человека модельной внешности.

 

Как вы видите, отказ не всегда является прямым следствием вашей недостаточной квалификации или ошибок. Поэтому, несмотря на то, что на собеседовании нужно раскрыть ваши таланты по возможности полно, относитесь к этому как к игре, в которой возможен как выигрыш, так и проигрыш.

 

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

 

К любому собеседованию секретаря необходимо подготовиться. Важно понимать, что интервью – это процесс двусторонний. Собеседование секретаря — не экзамен, от которого будет зависеть ваша оценка. Не только вас оценивают, но и вы оцениваете компанию на предмет того, насколько вам хочется в ней работать. Поэтому подготовка к собеседованию нужна, главным образом, для вас.

 

Первое, что необходимо сделать после получения приглашения на собеседование секретаря – это зайти на сайт компании. Я считаю, что отправляться на собеседование в компанию, не изучив о ней информации – недопустимо, хотя на моей практике проведения собеседований секретаря (да и не только) таких случаев было много. Я не помню ни одного раза, чтобы такого сотрудника пригласили на работу. Это не всегда напрямую связано с тем, что сотрудник не почитал информацию на сайте, но может быть связано с отсутствием интереса к компании, и это может проявиться в любой другой момент.

 

Итак, читайте информацию на сайте: чем занимается компания, какова ее миссия, каковы ее цели, как компания планирует развиваться дальше. Некоторые компании даже публикуют приоритеты своей кадровой политики и возможности для роста сотрудников. Изучайте это все! Не пожалеете. На самом деле, чем больше такой информации на сайте компании, тем лучше для вас. Хуже, когда ничего вообще нет.

 

Для того, чтобы пройти интервью, после того, как вы изучите основные направления деятельности компании, еще раз тщательно просмотрите описание должности, на которое вы подавали свое резюме. Очень часто на собеседовании задается вопрос о том, что в данной вакансии вас привлекло больше всего. В ответ – гробовая тишина. Ничего не привлекло. Подалась куда попало, лишь бы податься. Такое отношение к себе и к своей будущей работе неприемлемо. Отмотайте назад и начните снова.

 

Возьмите блокнот и запишите вопросы, которые у вас возникли: о компании, о должности, об обязанностях.

Далее проговорите про себя обязанности, которые вы выполняете на вашей сегодняшней работе, ваши ключевые достижения, ваши сильные стороны и качества.

 

Большую роль в том, как пройти интервью, имеет то, как вы будете одеты на интервью. Первое впечатление имеет значение. Оденьтесь в деловом стиле и будьте аккуратны и ухожены.

 

Постарайтесь никогда не опаздывать на интервью. Это очень важно. Если вы живете в мегаполисе с его вечными пробками, рассчитайте время так, чтобы учесть стояние в пробках. Бывают ситуации, когда вы едете на интервью, но случается какая-то форсмажорная ситуация, и вы все-таки опаздываете. Посыпать голову пеплом не стоит, просто позвоните человеку, с которым вы встречаетесь, извинитесь и предупредите об опоздании. Но если вас пригласят на следующий тур собеседований, вы должны прийти вовремя. Хоть на полдня раньше приезжайте, но приезжайте вовремя.

 

Кстати, если вы приехали на собеседование секретаря слишком рано, не стоит идти в компанию и тут же докладывать о своем прибытии. Погуляйте где-нибудь. Если компания расположена в бизнес-центре, посидите в холле, почитайте. Оптимальное время прихода на интервью – за 15-20 минут до начала, если не оговорено иное.

 

Когда вы пришли в компанию, внимательно осмотритесь вокруг. Есть ряд косвенных признаков, о которых вам не расскажет сайт компании, но по которым вы сможете понять, что вас, собственно ждет. Секретарь на ресепшн держит четыре телефонных трубки в руках? Вы грустно стоите у стойки ресепшн, а секретарь держит эти трубки и даже не смотрит на вас? А потом взяла, да еще побежала куда-то? А вы все стоите? И вам даже взглядом не предложили сесть? Вы слышите, как начальник на кого-то орет на весь офис? На дворе зима, а половина офиса ходит по офису, чихая и кашляя? В офисе конкретно покоцанная мебель и от ковра несет так, что вас вот-вот стошнит? К сожалению, это тревожные звоночки для вас. Отказываться от интервью не стоит, раз уж пришли, и вести себя на собеседовании нужно так, словно вы ничего, абсолютно ничего не заметили. Но после собеседования делайте выводы.

 

Но если все нормально, вас встретили, показали, где повесить одежду,  пригласили сесть, в офисе нормальная деловая обстановка и хороший микроклимат, то это хороший знак. Кстати, если вам предложили чай или кофе – не отказывайтесь, разве что вы действительно ничего не хотите.

 

Итак, вы на собеседовании секретаря. Как пройти интервью? Прежде всего, помните о том, что невозможно выучить наизусть вопросы, которые вам зададут. Поэтому и не тратьте свое время на это. Все равно у вас могут спросить то, чего вы никак не ожидаете.

 

Примерная (!) структура интервью может выглядеть так: первая пара минут – знакомство, беседа на отвлеченные темы. Далее – ваш краткий рассказ о себе, затем вопросы интервьюера к вам, его рассказ о должности и в конце – ваши вопросы.

 

Когда интервьюер просит вас рассказать о себе —  имеется в виду, что нужно рассказать о своем профессиональном опыте. Начните рассказ о своем последнем месте работы. Далее сориентируетесь по ходу беседы.

 

Как вести себя на интервью? Наиболее оптимальный вариант – вести себя на интервью непринужденно. Это может быть непросто, особенно, если вы начинающий специалист, который беседует с директором по персоналу или президентом компании. Часто произвольно или нет, но кандидат в секретари на интервью нервничает.  Постарайтесь представить, что это все-таки не экзамен, а диалог. Ваш интервьюер – это ваш партнер, с которым вы просто беседуете. Ведь интервью – это не допрос в гестапо, это просто беседа. Если вы сильно зажметесь, то впечатление будет только хуже. Но если все-таки у вас не получилось быть спокойными и вы трясетесь на интервью как осиновый лист, вы можете просто сказать: «извините, я немного волнуюсь». Грамотный интервьюер в таком случае попытается что-нибудь сказать, чтобы разрядить обстановку. Или по меньшей мере, поймет вас.

 

Как еще вести себя на интервью? Ведите себя на интервью уверенно. Это возможно, если вы справились с предыдущей задачей. Вы ведь уверены, что справитесь с будущими обязанностями, правда? Так покажите это. Но покажите это путем демонстрации спокойной уверенности. Высокомерное поведение неприемлемо. Во-первых, оно указывает не об уверенности в себе, а наоборот, о неуверенности, замаскированной таким способом. Уверенный в себе человек не бывает высокомерным, запомните это. Реальное или напускное высокомерие –гарантия, что на работу вас не возьмут. Если это ваша проблема, то я рекомендую вам почитать литературу о повышении  самооценки. Причем это должны быть не рекомендации в интернете, а качественные книги, купленные в магазине, или консультация психолога.

 

Ваша задача на собеседовании секретаря – представить свои профессиональные навыки таким образом, чтобы работодатель увидел, что вы наилучшим образом справитесь с возложенными на вас обязанностями. Если вас спрашивают, умеете ли вы делать то-то и то-то, и вы действительно умеете, то не скромничайте. Интервью – не место для кокетства и ложной скромности. Если вы не расскажете о вашем опыте, умениях, достижениях, то интервьюер никогда об этом не узнает.

 

Чего нельзя говорить на интервью? На интервью нельзя врать. Если требуется знания Excel на хорошем уровне, а вы и на базовом-то не знаете, будьте честны с интервьюером. Ведь вам же там работать потом.

 

Скажите, что в настоящий момент у вас есть хорошее теоретическое представление о работе с программой, но вы очень легко обучаетесь, и с радостью изучите программу на требуемом уровне в короткие сроки. Если это будет единственное, чего вам будет не хватать, чтобы занять позицию, возможно, работодатель все-таки примет вас на работу (с условием, что вы все-таки программу выучите).

 

То же самое нельзя применить, например, к знанию иностранного языка. Все знают, что быстро его изучить нельзя.

 

На собеседовании секретаря нельзя говорить о проблемах. Нельзя плохо отзываться о коллегах и предыдущем работодателе. Иначе ваш потенциальный работодатель подумает, что и о его компании, и нем самом вы вот также будете всем говорить.

 

Вас обязательно спросят о причинах ухода с прежней работы и поиска новой работы. Если вы работаете на текущей должности больше года и меняете работу, то оптимальный вариант – сказать, что вы хорошо справлялись со своими прежними обязанностями, работа вам нравилась, но в какой-то момент времени вы почувствовали, что можете достичь большего, а таких возможностей на старой работе у вас нет. В других случаях смотрите по обстоятельствам. Если вас сократили, то так и скажите, это нормальная причина. Сложнее всего, если у вас был большой (более года) перерыв в трудовой деятельности или вы проработали всего пару месяцев и уже ищете новую работу. Но и в этой ситуации можно найти грамотное тому объяснение.

 

Если вас спросят, как вы можете описать (или оценить) вашего начальника (коллег), ни в коем случае не говорите об их недостатках. Лучше скажите что-то типа: «мой начальник – замечательный профессионал, у которого можно многому научиться». Ведь это так и есть, правда? Даже если ваш бывший начальник — тиран и самодур, все равно вам есть, чему поучиться.

 

На собеседовании секретаря могут спросить о ваших недостатках. Делается это не для того, чтобы вы начали критиковать себя. Таким образом может проверяться то, как вы реагируете на стрессовые обстоятельства. Расскажите о каком-нибудь своем недостатке, который выглядит больше как достоинство. Например: «Я люблю помогать коллегам. Иногда это влияет на мои непосредственные обязанности и приходится задерживаться на работе, что возможно, не очень хорошо».

 

Вас могут спросить о готовности к переработкам. В данном вопросе нужно быть осторожными. Часто все зависит от должности, на которую вы проходите собеседование. Если это помощник руководителя, то переработки у вас могут быть очень часто. Для секретаря на ресепшн и ассистента отдела хронические переработки менее вероятны. Ваша задача – повернуть разговор так, чтобы не высказывать своего отношения к переработкам, а чтобы интервьюер вам сам о них рассказал. К примеру, вам задали вопрос, готовы ли вы к переработкам. Скажите что-нибудь очень нейтральное, типа «в принципе, готова». И потом ненавязчиво спросите о том, как часто ожидаются переработки. И слушайте.

 

Как правило, количество переработок уже определено для должности. А вы, придя с собеседования секретаря домой, подумайте и решите, нужно ли это вам. Говорить о переработках лучше  уже на последующих интервью с вашим непосредственным начальником, ведь именно он лучше всего об этом знает. Только не говорите на интервью о том, что вы категорически против переработок! Этого никто не любит. Но для себя решите, насколько это вам нужно. Дело в том, что случайные переработки во время закрытия проектов, подготовки годовой отчетности, приезда делегации и других авральных ситуаций неизбежны, и я думаю, что это не будет для вас проблемой. Но вот если вам придется каждый день задерживаться на работе на 2-3 часа (даже если это оплачивается) – подумайте, действительно ли вы к этому готовы. Вы сейчас согласитесь, чтобы получить работу, а потом пожалеете. Потому что выяснится, что из-за этого вы не сможете нормально общаться с вашим ребенком, ваш муж забыл, как вы выглядите, да и вообще вся жизнь у вас стала вращаться только вокруг вашей работы. Вы действительно к этому готовы?

 

И еще один момент. Он может быть для вас очевидным, если вы уже имеете опыт работы секретарем, но для новичков скажу: на собеседование секретаря никогда не приходите с мамой, мужем или кем-то еще. Ваша мама не должна направлять за вас резюме в компанию или от вашего имени в компанию звонить. Вы – профессионал, вы – взрослый человек, именно этого от вас ждут. Детишки, которые приходят на собеседование секретаря с мамой,  пройти интервью не смогут. Нужно сначала подрасти.

 

И наконец, в конце интервью вас спросят: «Есть ли у вас какие-нибудь вопросы?». Настал ваш звездный час. Задайте столько вопросов, сколько вы хотите задать. Даже если их десять. Внимательно слушайте ответы – именно сейчас вы получаете важнейшую для себя информацию, которая поможет вам решить, хотите ли вы работать именно в этой компании.

 

Плохо будет, если у вас вообще нет вопросов. Кстати, немаловажно узнать, какие возможности для профессионального развития есть в компании. Старайтесь не задавать закрытых вопросов типа «Есть ли в компании возможности для профессионального развития?». Спрашивайте «Какие возможности для профессионального развития есть в компании?». Лучше использовать формулировку «профессиональное развитие», а не «карьерный рост».

 

Настороженно стоит отнестись на собеседовании секретаря к вопросам типа: «Насколько вы амбициозный человек?» и подобным. Амбициозность – далеко не приоритетное качество секретаря. Человека с кучей амбиций могут искать по разным причинам. В том числе и чтобы навалить на него кучу лишней работы. Если вас спросят что-то подобное, ответьте нейтрально, но вывод для себя сделайте.

 

Обязательно задайте вопрос о том, как будет оцениваться ваша работа. Если на собеседовании секретаря у вас возникнет хотя бы малейшее сомнение в том, что оценивать вашу работу будут именно по вашим профессиональным достижениям, продолжать собеседоваться в данной компании не стоит.

 

Когда спрашивать о зарплате и льготах? В любом случае, не в лоб и не сразу. В некоторых случаях (поиск работы через кадровое агентство, собеседование с менеджером по персоналу), вам интервьюер может сам об этом рассказать. А может и не рассказать, а вместо этого спросить: «А каковы ваши зарплатные ожидания»? В агентстве по персоналу можно говорить о ваших ожиданиях сразу. В компании это делать следует не сразу, а ближе к концу интервью, причем если вы видите, что вашей кандидатурой заинтересовались. Если вам зададут вопрос раньше, скажите что-то общее, типа «это пока не определено до конца, будет зависеть от круга обязанностей, возможностей проявить себя, социального пакета и т.д.» В общем, уклонитесь от прямого ответа. Иначе произведете впечатление человека, которому все равно, где и кем работать и кроме денег вас вообще ничего не интересует. Работодателю это будет весьма неприятно, и скорее всего, пройти интервью вы не сможете и должность секретаря не получите.

 

Перед тем, как говорить о зарплате, я рекомендую вам изучить уровень зарплат для специалистов вашей квалификации и опыта. Часто секретарь долго не может получить работу именно из-за завышенных ожиданий по зарплате.

 

Не впадайте и в другую крайность. Если вам сделают предложение о работе, то будьте готовы иметь в голове размер желаемой зарплаты. Начнете кокетничать и мяться, не удивляйтесь, если вам предложат намного меньше того, что вы ожидали. Об этом мы поговорим чуть позже.

 

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

 

На главную В  каталог статей