Все командировки должны быть оформлены соответствующим образом. Каждая организация заинтересована в правильном оформлении данных документов, так как эти документы смогут подтвердить расходы, которое понесло предприятие, и далее на основе этих документов может быть уменьшен налог на прибыль. В правильном заполнении командировочного удостоверения заинтересован и сам работник, так как он необходим для отчета о принятии подотчетных средств. Командировочное удостоверение имеет унифицированную форму, которая утверждена Госкомстатом. Командировочное удостоверение является единственным документом, который может подтвердить местонахождение работника в определенный период времени.
Инструкция
1. Сначала необходимо внести основные реквизиты в
бланк командировочного удостоверения — его номер и дату составления. Необходимо учитывать, что эти удостоверения необходимо регистрировать в специальном журнале.
2. Сверху необходимо указать полное наименование организации. Данное наименование должно соответствовать учредительным документам.
3. Далее необходимо заполнить основные данные работника: его фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование структурного подразделения, в котором он работает. Помимо этого обязательно необходимо указать паспортные данные.
4. Необходимо отметить, что заполнение командировочного листа должно быть на основании данных из приказа на командировку. Основными данными являются полное наименование и местонахождение данного предприятия, в которое отправляется работник. Назначение командировки должно соответствовать выданному служебному заданию.
5. Необходимо отметить, что подпись руководителя и печать организации, которая направляет своего работника в командировку, являются обязательными атрибутами.
6. На оборотной стороне командировочного удостоверения должны быть указаны отметки о прибытии и убытия. Первую и последнюю дату должен ставить кадровый работник, секретарь или бухгалтер, который должен заверить отметку собственной подписью и печатью канцелярии.
Полезные советы
Если командировка предполагает выезд за границы РФ, то оформлять командировочное удостоверение нет необходимости. Ведь даты прибытия и убытия будут проставлены в загранпаспорте работника. Если командировка предполагает длительное нахождение работника в другом городе, области или т.д., то зарегистрировать командировочное удостоверение необходимо в гостинице.