Виртуальный секретарь – понятие для российского рынка труда довольно новое. Явление это пришло к нам с развитием интернет-технологий.
Виртуальный секретарь – профессия уже довольно популярная на западном рынке, но для российского рынка труда это пока еще в новинку. Однако вы и сейчас уже можете встретить объявления об удаленной работе для секретарей. Прежде чем вы подадите свое резюме на позицию виртуальный секретарь, давайте познакомимся с плюсами и минусами этой работы.
Зачем работодателю такой секретарь? Главным образом, из-за сокращения издержек на административный персонал. Виртуальный секретарь работает удаленно, а значит, ему не нужны дорогостоящие рабочее место и компьютер. Все это у будущего сотрудника уже имеется в наличии. Как правило, зарплата удаленного секретаря несколько ниже, чем у сотрудника офиса, а значит, работодатель экономит еще и на фонде оплаты труда.
Что дает возможность работы виртуальным секретарем для вас? О, я бы сказала, что такая работа – это одно сплошное достоинство. Во-первых, вы работаете удаленно. Это значит, вам не нужно вставать в полседьмого утра, торопливо запихивать завтрак в свой взбунтовавшийся желудок, а потом еще час-два толкаться в переполненном транспорте или стоять в пробке. Для жителей мегаполиса – это просто спасение.
Также вы сможете совместить пару-тройку личных дел и выполнить их одновременно с поручениями шефа. Вам не нужно будет больше чувствовать вину за это. К примеру, шеф попросил вам забросить его костюм в химчистку. А у вас как раз висит пальто после зимы, которое нужно почистить. Почему бы не совместить это?
Во-вторых, вашу работу будут оценивать не по тому, сколько часов вы физически просидели в офисе (даже если вы читали глянцевые журналы, красили ногти или лазили в одноклассники), а по фактически полученным результатам работы. И если вы механизируете рутинные задачи (например, благодаря отличному знанию Excel), а также путем отличного тайм-менеджмента выполните всю работу не за 8 часов, а за 6, то вы можете позволить себе отдохнуть больше.
В-третьих, вам не нужно вставать именно в полседьмого. Если вы «сова», вы сможете поспать и до 9, а потом начать работать, и никто на вас не будет косо смотреть. Правда, и закончить придется не в 18:00, а позже. А если вы еще какие-то личные вопросы решали в течение дня, то скорее всего, гораздо позже. Помните, вам платят за результат. Вы можете днем сходить к врачу, но в отличие от офиса, вам это время не «скостят», и вам придется работать поздно вечером.
Но не смотря ни на что это может быть выгодно. Как правило, российские госучреждения работают по очень неудобному графику для работающих людей, например, приемные часы паспортного стола могут быть с 10:00 до 13:00, очень мило, правда? В случае удаленной работы вам не нужно будет ни у кого больше отпрашиваться. Сходите в паспортный стол, а потом спокойно закончите работу вечером.
Когда вы не на официальной встрече и не приезжаете в офис, вам не нужно соблюдать дресс-код секретаря. Вы можете делать отчет или презентацию шефу хоть в трусах, и хоть в купальнике, сидя на даче — это не будет иметь большого значения. Главное, чтобы отчет получился в том виде, в котором хочет его получить начальник.
И конечно же, виртуальный секретарь – это возможность искать работу не только в своем городе (или поселке), но и в другом городе, что дает больше возможностей для выбора.
Однако у данной работы есть и свои минусы. Знать о них нужно обязательно. Отсутствие вездесущего начальственного ока налагает на вас куда больше ответственности, чем вы можете подумать. Во-первых, вам нужно неукоснительно следовать принципам высокой самооорганизации и тайм-менеджмента, чтобы не начать расслабляться и срывать сроки сдачи порученных дел, иначе это будет грозить вам увольнением.
Во-вторых, виртуальный секретарь – это не то же самое, что оператор на домашнем телефоне, а значит, ваша работа будет не надомной, а разъездной по сути. Документационную работу вы, безусловно, будете делать дома, а вот другие дела потребует вашего присутствия. Уверена, вы будете ездить в посольства и консульства, агентства, продающие билеты, общаться с государственными структурами, ездить во многие другие места и выполнять поручения шефа.
Какие у вас будут обязанности? Виртуальный секретарь – это по сути то же самое, что и обычный секретарь, вы будете делать все те же обязанности, что и раньше, кроме, разве что, подачи кофе и чая и соединения руководителя с кем-то по телефону – то есть, как раз то, чего больше всего не любят секретари, будет у вас отсутствовать.
В остальном вы также будете печатать документы, готовить отчеты и презентации, звонить и ездить в разные места по поручению руководителя, организовывать его деловые поездки, гостиницы, визы и билеты, переводить документы, выполнять какой-то поиск в интернете и даже, возможно, присутствовать на переговорах. И так далее.
На что важно обратить внимание?
1. Оформление. Несмотря на то, что вы – виртуальный секретарь, это не означает автоматически, что и оформление у вас будет виртуальное. Во всем остальном ничего не меняется. При выборе работодателя отдавайте предпочтение белому и пушистому – то есть, тому, кто оформит вас по трудовому договору. Тогда у вас будут все права, гарантированные Трудовым Законодательством. Работодатель будет обязан платить за вас налоги в бюджет, а также делать отчисления в Пенсионный Фонд и социальные фонды. У вас будет право на выходное пособие, больничный и отпуск.
В крайнем случае, если работа имеет временный характер, оформление может быть по договору оказания услуг, но в этом случае имейте в виду, что вам скорее всего, придется самостоятельно заниматься своими налогами (заполнять и подавать декларацию, платить налог). Также у вас не будет никаких отчислений в фонды и т.д. С таким договором вряд ли вы сможете добиться тех же самых прав, что и при оформлении по трудовому договору, однако, я вам все же рекомендую настоять на том, чтобы работодатель сам оплачивал за вас НДФЛ (это обязательно должно быть зафиксировано в договоре!). Вообще-то, в России оплата налогов за работника — обязанность работодателя, зафиксированная Налоговым Кодексом (если он является юридическим лицом или ИП), но многие пользуются незнанием секретарем своих прав и спихивают с себя эту радость. И в этом случае секретарь поимеет проблемы с налоговой инспекцией, если не подаст декларацию и не заплатить налоги самостоятельно.
Вакансии с неуставным оформлением рекомендую игнорировать. Это довольно неплохой повод для работодателя не выполнить потом свои обязательства. Зачем вам это нужно?
2. Зарплата. Оплата вашего труда должна быть достойной. Некоторые работодатели могут захотеть платить вам копейки за ваш труд, и поэтому прямо сейчас вам нужно понять, что с такими работодателями вам не по пути. Если кто-то и хочет работать за $200 в месяц при 8-часовой загрузке в день – это его личное дело. Но если вам предлагают такую оплату, оставайтесь лучше в офисе. Овчинка явно не стоит выделки. Вы будете с высунутым языком бегать по городу и выматываться как прошлогодняя мочалка, выполнять всю ту же работу, что вы делаете в офисе, а том же объеме, а получать вы будете в 5 раз меньше? А оно вам надо? Если небольшая зарплата – единственный вариант для вас получить эту работу, то возможно, вы сможете попробовать договориться о сокращении продолжительности рабочего дня, а на оставшееся время найдете подработку. Не питайте иллюзий. На $200 в месяц при 8-часовой занятости вы ни жить нормально не сможете, ни дополнительную работу найти, т.к. будете все время заняты. Если варианты не рассматриваются – не соглашайтесь на эту работу. Кстати, сверхурочная работа должна оплачиваться.
3. Рабочее время. Эта тема – вообще краеугольный камень в работе виртуального секретаря. Так как вы будете находится на некоторой дистанции от начальника, то он не будет видеть, что вы что-то там все время делаете. Поэтому в какой-то момент он может начать считать, что вы просто «сидите дома», а он вам за это, почему-то, должен еще и платить. Поэтому он может попытаться либо «оптимизировать расходы», а говоря проще, урезать вашу зарплату, либо нагрузить вас дополнительными обязанностями так, что вы будете работать на износ по 16 часов в день. Какую рекомендацию можно здесь дать? Как и в статье про переработки, после того, как вы максимально оптимизировали свою производительность, можете обращать внимание на нагрузку. Заведите календарь рабочего времени и записывайте туда выполнение рабочих задач и потраченное время. Будьте честны. Если тусовались в одноклассниках, вычеркните это время из рабочего.
4. Оплата накладных расходов — также важная часть жизни виртуального секретаря. Несмотря на то, что у вас уже есть компьютер и телефон, и, к примеру, в Москве, общение по городским телефонам часто включено в ежемесячную абонентскую плату, вам, скорее всего, потребуется звонить на мобильные номера, и вероятно, делать междугородние и международные звонки. Также вам понадобится высокоскоростной интернет. Еще до заключения контракта с работодателем я рекомендую оговорить компенсацию связанных с выполнением рабочих обязанностей расходов, таких как телефон, интернет, проездной на метро или бензин, если вы ездите на машине.
Руководитель может поинтересоваться тем, сколько денег вам нужно будет на эти расходы, поэтому рекомендую все посчитать заранее. Но убедитесь, что вы предусмотрели оптимизацию данных расходов, к примеру, вместо международных звонков через МГТС будете звонить через Skype, использовать безлимитные тарифы доступа в интернет вместо оплаты за объем трафика и время сеанса и т.д.
Если вы проработаете с данным работодателем более 3 лет, попросите его компенсировать вам полностью или частично модернизацию или даже замену компьютера.
Где найти работу виртуального секретаря? Такую работу можно найти на сайтах по поиску работы, через печатные СМИ – одним словом, также как и обычную работу.
Вакансии или временные проекты также можно поискать на фрилансерских биржах. Если вы владеете английским языком, можно искать вакансии на зарубежных фрилансерских биржах, их (вакансий) бывает там очень много. Однако следует заметить, что фриланс – это уже немного другая ипостась. Работа фрилансером в большинстве случаев подразумевает предпринимательскую деятельность и требует законодательного оформления.
Также у меня будет рекомендация тщательно навести справки о работодателе – просмотреть отзывы в интернете, узнать, где находится офис, зайти на сайт компании и т.п. – чтобы не нарваться на какие-нибудь неприятности или мошенничество. К сожалению, при дистанционном общении риск нарваться на обман повышается.
Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.