Чем занимается секретарь

Под общим названием «секретарь» объединяется несколько видов секретарей, на которые профессия классифицируется в соответствии с квалификацией секретаря. Давайте поговорим о том, чем занимается секретарь в коммерческой фирме.

Чем занимается секретарьИтак, самый младший вид секретаря – ресепшионист или секретарь на reception. Ресепшионист отвечает на телефонные звонки, приходящие на общий телефон фирмы, фильтрует телефонные звонки и распределяет их по сотрудникам. На сегодняшний день ресепшионист в чистом виде встречается довольно редко. Если ранее, особенно в крупных организациях, всегда в штате был один или несколько ресепшионистов, занимающихся исключительно ответом на звонки, то теперь с этими функциям вполне справляются автоматизированные технические устройства, называемые юмористами «железная баба». Вы наверное и сами встречались с такими, позвонив куда-то, например, в банк: «Наберите внутренний номер абонента или дождитесь ответа оператора». Если деятельность фирмы подразумевает частые ответы на звонки, то чаще всего на работу нанимается не секретарь на reception, а оператор на телефоне, за несколько меньшую зарплату. Оператор на телефоне часто даже не входит в штат компании, а является внештатным сотрудником.

Таким образом, функции секретарь на reception со временем усложнились и практически срослись с функциями, специалиста, ранее именуемого «секретарь офиса». В зависимости от размера компании и ее деятельности, секретарь на reception сегодня выполняет и другие обязанности, которые «железной бабой» не заменишь: встречает и провожает посетителей, сортирует входящую корреспонденцию и отправляет исходящую, готовит чай-кофе для посетителей, а в небольших организациях может делать и более сложную работу, например, осуществлять закупки воды и канцелярских товаров, а также заказывать билеты и оформлять визы для сотрудников, направляющихся в командировку.

Следующий вид секретаря – это секретарь-референт. Секретарь-референт может называться также референтом руководителя, ассистентом руководителя и помощником руководителя. На современном рынке персонала чаще всего встречается название «помощник руководителя». Чем отличается помощник руководителя от секретаря на reception? Прежде всего, тем, что секретарь на reception или секретарь офиса оказывает административную поддержку для сотрудников всего офиса, а помощник руководителя ассистирует только одному человеку или нескольким. Сам факт того, что помощник руководителя ассистирует только одному человеку, не значит, что у него меньше работы. Как правило, все происходит совсем наоборот: у секретаря офиса рабочий день чаще нормированный, в то время как у личного помощника руководителя многое зависит от графика самого руководителя. Рабочий день чаще всего ненормированный и бывает много переработок.

Помощник руководителя ведет календарь рабочего дня руководителя, готовит отчеты и презентации для руководителя, готовит проекты деловых писем и часто еще решает за руководителя кучу проблем разной сложности, включая помощь в бытовых вопросах.

У помощника руководителя также существенно выше уровень ответственности за вмененный ему или ей участок работы. Как правило, помощник руководителя ассистирует первым лицам компании: президенту, генеральному директору, вице-президенту, финансовому директору, руководителям крупных отделов и т.д. А это значит, что ошибки, совершенные помощником руководителя, могут нанести большой вред компании. Представьте себе, если помощник генерального директора перепутал даты командировки руководителя и в результате сорвалась стратегически важная встреча директора с инвесторами.

По роду службы помощник руководителя часто бывает в курсе различной конфиденциальной информации.

Именно поэтому должность помощника руководителя выше в иерархической лестнице видов сектетарей и именно поэтому квалификационные требования к позиции существенно выше. Об этом мы поговорим чуть позднее.

Итак, это, пожалуй, самые основные виды секретарей, существующие в коммерческих компаниях.

Остальные должности будут являться чаще всего, их производными. Так, например, существуют позиции административных ассистентов, ассистентов различных отделов и в каких-то организациях эта должность повторяет должность секретаря офиса, только в масштабе одного отдела, а в каких-то организациях (чаще иностранных) ассистент отдела является не секретарем, а больше младшим сотрудником отдела, отвечающего за отчетность, презентации, выполняющим обязанности ресечера и т.д.

В фирмах с большим документооборотом есть также должности секретаря-делопроизводителя, где к функциям секретаря добавляются также ведение делопроизводства компании. В юридических фирмах часто можно встретить позиции вечерних секретарей, которые отвечают на звонки, сортируют входящую корреспонденцию, печатают письма и ассистируют партнерам фирмы, которые сидят в офисе допоздна.

Отдельно хочу сказать о позиции офис-менеджера. Эта позиция не входит в классификацию секретарей и не является профессией секретаря. Часто можно встретить, как организации называют «офис-менеджером» позиции секретаря на reception или секретаря офиса (отдела). Тем не менее, стоит только посмотреть на функционал позиции, все сразу становится явно. Почему они это делают? Чаще всего из-за размытых формулировок позиций, но иногда и потому, что отделу персонала хочется представить позицию в более выгодном свете. Мы еще поговорим о профессии офис-менеджера, когда будем рассматривать возможности карьерного роста секретаря. Тем не менее, эта позиция является одной из верхних позиций иерархии административных должностей в классическом понимании подразумевает иные обязанности, часто в них входит и руководство административными ассистентами и секретарями.

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

 

На главную В каталог статей

 

1 комментарий

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *