Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо является неотъемлемой частью пакета документов, который вы подаете на желаемую вакансию. Это касается не только вакансий секретаря, но также любой другой вакансии. Если вы ищете работу, я рекомендую вам не направлять свое резюме в компанию без сопроводительного письма. Наличие сопроводительного письма многое расскажет о вас: например, то, что вы знаете деловой этикет и правила деловой переписки, что для секретаря обязательно, а также указывает на наличие у вас интереса к конкретной компании.

Как писать сопроводительное письмо? Во-первых, напишите реквизиты адресата: получателя письма и название компании. Далее, собственно, идет текст письма, который я рекомендую начинать с обращения. Само слово «сопроводительное письмо» писать не нужно.

Направляя свое резюме в компанию, зайдите на сайт этой компании и постарайтесь узнать, как зовут менеджера по персоналу данной компании или руководителя кадровой службы. Поставьте себя на место менеджера по персоналу: вам было бы гораздо приятнее получать сопроводительное письмо, адресованное к вам лично.

Я получаю довольно большое количество деловых писем,  и по своему опыту скажу, что впечатление от письма остается гораздо лучше, если написавший письмо человек смог зайти на мой сайт, а затем обратиться ко мне лично. И очень неприятное впечатление оставляют письма, в которых отправители обращаются ко мне с коммерческими предложениями, они нашли на сайте мой телефон, но не смогли найти других данных, и пишут просто «здравствуйте» или «добрый день».

Поэтому повторю еще раз, если вы хотите, чтобы ваше письмо отличалось от кучи других сопроводительных писем, потратьте пять минут и попробуйте выяснить, как зовут менеджера по персоналу. Потом обратитесь к нему или к ней по имени и отчеству, например: «Уважаемая Наталия Николаевна».

Как писать сопроводительное письмо, если на сайте компании нет информации о сотрудниках, и вы не знаете, как обратиться к менеджеру по персоналу? В этом случае вы можете обратиться и безлично, например «менеджеру по персоналу» или «в отдел по работе с персоналом». В такой ситуации это обращение является приемлемым.

В газетных объявлениях часто в самой вакансии публикуют имя сотрудника, на имя которого нужно направлять документы. В этом случае задача упрощается. Если вы смогли найти только фамилию человека, добавьте перед фамилией «Уважаемый г-н» или «Уважаемая г-жа». Не используйте обращений «товарищ», «гражданка», «сударыня» и прочие архаизмы.

Объем сопроводительного письма должен быть не более одной печатной страницы. Я рекомендую Вам ограничиться пятью абзацами по пять-семь предложений каждый. Не пишите слишком короткое сопроводительное письмо, но и не превращайте его в многотомное собрание сочинений.

Тон письма должен быть исключительно деловым. Если вы не направляете сопроводительное письмо в цирк, исключите юмор из вашего сопроводительного письма. Соблюдайте правила составления деловых писем. Не пишите письмо витиеватыми шрифтами. Помните – что основной шрифт деловых писем — Times New Roman, в крайнем случае Arial и Verdana. Не забывайте про форматирование письма по краям. Слева оставьте поле примерно 2 см, справа – 1 см. Часто можно увидеть деловые документы, отформатированные только по левому краю. Не совершайте этой ошибки.

Помимо развивки на абзацы соблюдайте структуру сопроводительного письма. После того, как вы написали обращение, я рекомендую вам в следующем абзаце написать как вас зовут, и далее о том, на какую позицию вы претендуете, а также каким образом вы узнали о вакансии.

В следующем абзаце сопроводительного письма укажите, почему вы хотите работать в этой компании и именно на этой позиции. На первый взгляд, это может показаться сложным, однако не стоит писать общие формулировки типа «я хочу работать в крупной компании», «я хочу работать в иностранной компании», «я хочу работать в известной компании». Никогда не говорите, что вы направляете свою резюме, потому что вам очень нужна работа. Не говорите, что вы ищете работу, потому что вам надоела предыдущая работа.

Для того, чтобы написать этот абзац вашего сопроводительного письма, необходимо еще раз зайти на сайт компании и почитать о том, чем она занимается, какова ее миссия, близки ли вам цели компании. Поверьте, это важно не только потому, что такое письмо любят кадровики, это важно также и для вас. Если вы настроены работать в компании не пару-тройку месяцев, в какой-то момент это станет довольно важным, разделяете ли вы цели компании. Очень может быть, что после ознакомления с миссией компании вам расхочется подавать туда свое резюме и сопроводительное письмо. Не пугайтесь. Это нечасто бывает, но если так случится, это нормально. Значит, это «не ваша» компания. Хорошо, что вы узнали об этом именно сейчас. Направьте свои документы в другую компанию.

В следующем абзаце сопроводительного письма упомяните, что вы можете привнести в компанию. Вы находитесь на рынке труда и предлагаете свои услуги секретаря компании, а значит эта компания для вас – потенциальный «клиент». Что важно для клиента? Для него важно, что именно он получит от сотрудничества. Например, на этой позиции вы сможете реализовать свою квалификацию, умение безупречно составлять деловые письма, прекрасно переводить документацию с иностранного языка и т.д и т.п. Подумайте о своих сильных сторонах. Далее не забудьте упомянуть, что вам данное сотрудничество также принесет пользу: например, вы сможете раскрыться как профессионал, вы сможете использовать свой потенциал – в общем, то, что увидите для себя в этой позиции.

Не стоит упоминать сопроводительном письме о финансовых аспектах; не нужно говорить о проблемах на предыдущей работе или каких-либо недостатках работы или руководителя.

Важно составить сопроводительное письмо без ошибок. Об этом я подробно говоила в теме про резюме. Ваше сопроводительное письмо формирует о вас первое впечатление, не забывайте об этом.

В конце письма напишите свое имя и фамилию и оставьте контактный телефон.

Интернет-ресурсы по поиску работы иногда предлагают свои шаблоны по написанию сопроводительных писем, в которые нужно только вставить соответствующие контактные данные. Иногда это помогает, например, если вы забыли структуру письма. Но вот сами тексты писем там очень короткие и безличные, поэтому я все-таки рекомендую вам написать собственное письмо.

Когда ваше сопроводительное письмо будет готово, не направляйте его сразу. Переключите свое внимание на другие задачи, а потом еще раз прочите письмо. Если все в порядке, можно направлять его в компанию, вместе с вашим резюме.

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

 

На главную В  каталог статей