Правила делового письма

Знание правил делового письма – одно из наиболее важных требований, предъявляемых к секретарю. И не только к секретарю. Вряд ли можно представить себе ситуацию, когда незнание структуры делового письма и его стиля можно оправдать тем, что сотрудник является, к примеру, менеджером по продажам. Однако в связи с тем, что на плечах секретаря лежит составление большего количества деловых писем, и часто помимо всего прочего это еще и составление черновиков деловых писем от имени директора, а также печать деловых писем под диктовку или транскрибирование писем с аудионосителя, — ответственность секретаря в этом вопросе выше.

Существуют разные типы деловых писем, например, гарантийное письмо, информационное письмо, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо поздравление, письмо-приглашение, письмо-просьба, письмо-отказ, письмо-предложение, соболезнование, сопроводительное письмо и т.д. Стили деловых писем, обозначенных выше, будут немного отличаться друг от друга, поэтому в данной статье я приведу лишь стандартную структуру делового письма.

Я хочу отметить, что расположение реквизитов в письме на русском языке и письме на английском языке также отличаются. В данной статье привожу пример структуры делового письма именно на русском языке. Также будет отличаться переписка с дипломатическими организациями (например, в посольстве и консульстве).

Деловое письмо представляет собой документ формата Ах4. Границы документа устанавливаются так: левое поле 2-3 см, , верхнее поле – 2 см , правое поле – 1 см, нижнее поле – 1 см. Стандартный шрифт – Times New Roman 13 pt, но часто встречаются некоторые вариации, например Times New Roman 12 pt, Verdana 11 pt, Arial 12 pt. Витиеватые шрифты не используются.

Правила делового письма предписывают составление делового письма на бланке организации. Скорее всего, в вашей компании уже есть предварительно изготовленные бланки. Бланк организации бывает с типографским изготовлением; также бывают бланки в электронном виде. Для деловых писем, направляемых по почте или с курьером, для официальных документов предпочтительнее использовать бланк, изготовленный типографским способом. Это производит лучшее впечатление. Компьютерные бланки лучше использовать для внутренних рабочих документов или электронных писем.

Реквизиты бланка, как правило, состоят из:

— Наименования организации и ее формы собственности

— Адреса организации

— Телефона и факса организации

— Адреса электронной почты

— Адрес сайта компании

— номера ИНН (идентификационный номер налогоплательщика)

— номера ОГРН (основной государственный регистрационный номер)

— поля для проставления исходящего номера документа

Это, пожалуй, минимальный набор реквизитов в бланке, но их может быть и больше.  Реквизиты организации могут быть как с продольным размещением (вверху бланка), так и с угловым размещением (также вверху бланка).

Какова, собственно, структура делового письма? Деловое письмо состоит из следующих обязательных реквизитов:

Адресат. В деловом письме должно быть указано, кому адресовано письмо. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Стиль делового письма предписывает написание реквизита в следующем порядке:

— Должность (в дательном падеже)

— Название компании

— ФИО адресата

— Адрес

Например:

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
М.И.Стюарт
Ромашковская ул., 1.
г. Энск, 100000

Важная деталь: почтовый индекс ставится после названия города (так как идентифицирует конкретный населенный пункт), указание почтового индекса после названия страны (если указано) не принято.

Дата. Под адресатом необходимо обязательно проставить дату документа.

Следующий элемент структуры делового письма – заголовок. Заголовок начинается со слова о (об) и должен вкратце передавать суть делового письма. Например: о реорганизации предприятия, о результатах ежегодной конференции и т.д.

Не рекомендуется делать заголовок слишком длинным (более 2 строк).

Следующий элемент структуры делового письма – обращение. Обращение располагается по центру документа. Перед обращением рекомендуется указать «Уважаемый» или «Уважаемая». Не принято просто писать имя и отчество. Например, нужно написать: Уважаемый Иван Иванович! Или Уважаемая г-жа Стюарт!

Следующий элемент структуры делового письма – текст письма. Текст лучше форматировать не по левому краю, а по обоим краям документа (justify). Абзац начинается с красной строки, расположен на уровне пяти интервалов от левого края документа.

Обычно текст печатается через один-полтора интервала, абзацы отделаются друг от друга двойным интервалом. Числа до десяти предпочтительнее писать прописью, числа от десяти и выше – цифрами. Наиболее рекомендуемая форма окончания письма – фраза «С уважением». Ранее часто употребляли форму «Искренне Ваш», но теперь данная фраза (как и ее английский эквивалент Sincerely Yours) практически не употребляются ввиду возможности ее неоднозначного толкования.

Деловое письмо пишется только в деловом стиле с преобладанием нейтральной окраски. В то же время излишне сухой, канцелярский стиль делового письма не приветствуется.

Правила делового письма предписывают определенный стиль делового письма и формируют несколько НЕТ при составлении деловых писем:

— НЕТ сокращениям

— НЕТ длинным письмам

— НЕТ просторечиям, разговорным выражениям, слэнгу, жаргону и пр.

— НЕТ исправлениям, зачеркиваниям, подчисткам и неряшливости

— НЕТ эмоциональности

— НЕТ двусмысленности

Следующий элемент структуры делового письма – подпись. Реквизиты подписи также печатаются на компьютере, а собственно подпись будет впоследствии проставлена от руки. Необходимо следить, чтобы для подписи было оставлено место. Например:

Генеральный директор

М.И.Стюарт

В левом нижнем углу письма указывается приложение (или приложения) и далее пронумерованный список. Например:

Приложения:

1. Счет UN-245765 – 1 экз

2. Счет-фактура UN-245765/к – 1 экз

3.  Акт приемки-передачи — 2 экз.

Правила делового письма также рекомендуют указывать исполнителя документа и его телефон для обратной связи. Например:

Исполнитель:

М.И.Стюарт

Тел. (499) 111-1111

 

На главную В  каталог статей