Карьерный рост секретаря является немаловажной составляющей карьеры секретаря. К сожалению, не только для секретаря, но и для любого специалиста офиса вопрос карьерного роста до самого последнего момента остается некоторой лотереей, в которой вы можете вытянуть выигрышный билетик, а можете и не вытянуть. Карьерный рост секретаря зависит от ряда факторов, в которых квалификация секретаря и его рост внутри позиции будут играть важную, но не всегда решающую роль. Смена руководства, смена корпоративной политики, экономический спад и другие факторы также влияют на карьерный рост секретаря.
Итак, что может помешать карьерному росту секретаря?
1. Экономическая ситуация.
К примеру, я работала в банке в качестве личного помощника советника правления, но после экономического кризиса 1998 года этой должности не стало, и соответственно, у меня больше не было начальника. Я продолжила работать в банке, но уже не не позиции помощника руководителя, а на позиции секретаря. Налицо карьерный рост секретаря, но только в обратную сторону.
2. Ваш возраст.
Еще один пример. Когда я работала секретарем уже в другой компании, освободилось вакантное место помощника президента компании. И несмотря на мой опыт работы помощником руководителя, президент предпочел искать внешнего кандидата. Почему? Потому, что данная должность предполагала не только административную работу, но и общение на довольно высоком уровне, и для этого требовались не только отличные профессиональные качества, но и определенная жизненная зрелость.
3. Ваш общий стаж работы в компании.
Если вы проработали в компании всего несколько месяцев и уже всячески стараетесь дать понять руководству, что вас интересует карьерный рост секретаря, то это, скорее, вызовет эффект, обратный ожидаемому.
4. Отсутствие вакантной должности.
Вы можете быть прекрасным секретарем, но если ваша компания очень маленькая и на всех более или менее подходящих должностях надежно окопались сотрудники, то перспективы карьерного роста невысоки.
5. Смена руководства и корпоративной политики.
При смене руководства часто происходит смена корпоративной политики. Последняя, впрочем, может происходить и без смены руководства. В любом случае, это практически всегда приносит перемены в компании.
Выяснять возможности для карьерного роста секретаря необходимо еще в момент собеседования. Делать это нужно не в самом начале интервью, а в тот момент, когда работодатель заинтересовался вашей кандидатурой, примерно тогда, когда вы будете обсуждать вопросы зарплаты и компенсационного пакета.
Почему не рекомендуется обсуждать вопросы карьерного роста в самом начале? Как и с зарплатой, кандидат, задающий вопросы, касающиеся карьеры секретаря, прямо в лоб, рискует вызвать сильные сомнения у работодателя, который может посчитать, что кандидат, интересующийся только перспективами карьерного роста, срулит с позиции уже через несколько месяцев, как раз после того, как работодатель закончит обучать горе-сотрудника и устало вытрет лоб ладонью.
Но когда настанет подходящий момент, поинтересуйтесь, какие возможности карьерного роста секретаря существуют в компании. Как правило, хорошие перспективы имеются в компаниях с развитой кадровой политикой, где для каждой должности прописан план развития. На собеседовании интервьюер расскажет, что ждет сотрудника на конкретных этапах карьеры. Такая политика часто существует в иностранных и крупных российских компаниях, где ежегодно проводится аттестация сотрудника по ключевым показателям (key performance indicators, KPI). Минусом такой политики часто является то, что через несколько должностей сразу перескочить не удастся; также непросто будет получить повышение раньше установленного срока.
Другая возможность карьерного роста существует в динамичной, быстро развивающейся компании. Узнать об этом можно из двух источников: во-первых, спросить интервьюера о планах развития компании (заодно и хорошее впечатление произведете) и во-вторых, как я уже говорила ранее, изучите компанию перед тем, как идти на интервью. Планирует ли она расширение рынка? Открытие новых филиалов? Все это подразумевает создание новых должностей и появление новых возможностей для карьерного роста.
Менеджер по персоналу компании может не знать всех возможностей для карьерного роста, поэтому я рекомендую задавать этот вопрос будущему непосредственному руководителю. Но вот если линейный руководитель не дает вам четкого ответа и отвечает что-то вроде «да, возможность для карьерного роста есть», попробуйте задать наводящие вопросы, о том, какая, собственно, это возможность. Если руководитель и после этого не дает ясного ответа, то скорее всего, либо такой возможности нет, но он не хочет говорить вам об этом, либо он и сам не знает. И то, и другое для вас нежелательно, если вы мечтаете о карьерном росте секретаря.
Какие перспективы карьерного роста существуют у секретаря? Секретарь – один из тех счастливых профессионалов, у которого существует сразу две ветви развития карьеры. То есть, развиваться можно по административной линии, а можно по линии конкретной специализации. Давайте разберемся, что это такое. Развитие карьеры секретаря по административной ветви предполагает, что секретарь со временем может вырасти в помощника руководителя или в офис-менеджера. В данном случае я говорю об офис-менеджере в его западном понимании, т.е. без выполнения секретарских функций. Развитие по конкретной специализации предполагает, что со временем секретарь становится ассистентом конкретного отдела (маркетинга, продаж, персонала, бухгалтерии и т.д.) и далее младшим сотрудником, а затем и специалистом этого отдела.
Если вы не планируете работать в административной сфере в течение длительного времени, я рекомендую вам обратить внимание именно на развитие карьеры в области конкретной специализации. В краткосрочной перспективе этот вариант может показаться более сложным, но в долгосрочной перспективе именно этот вариант поможет вам вырасти из секретаря.
Если вы выберете развитие по административной ветке, то у вас также будут дальнейшие возможности для роста, но существенно меньше. Должность помощника руководителя – самая высокооплачиваемая из всех позиций секретаря, но она также очень часто – тупиковая. У офис-менеджера перспектив несколько больше. Через какое-то время при желании можно развиваться по линии управления персоналом, занять руководящую должность (административный директор) и т.д.
Что необходимо делать для карьерного роста секретаря? Во-первых, необходимо занять проактивную позицию. Берите на себя больше, чем подразумевает ваша должностная инструкция. Проявляйте инициативу. Выполняйте больше работы, чем подразумевает ваша должностная инструкция. Но здесь действовать нужно очень избирательно. Берите на себя дополнительные обязанности более высокого порядка, а не равнозначного или более низкого. Почему так? Всегда спрашивайте себя: учит ли вас чему-нибудь эта дополнительная работа? Помогут ли эти знания в вашей карьере секретаря? Если вы наберете кучу дополнительных обязанностей из разряда рутинных (вместо 100 факсов в день будете отправлять 10000, приносить кофе не только своему начальнику, но еще и его водителям, а также собакам водителей), вы пойдете не туда.
Во-первых, у вас не останется времени расти профессионально и повышать квалификацию. Во-вторых, вы быстро прослывете безотказным человеком, на которого можно свалить всю грязную работу в офисе. Этим с удовольствием воспользуются офисные бездельники. В-третьих, вы хотя и прослывете незаменимым сотрудником, повышения не дождетесь. Парадокс? Нет. Важно не количество телодвижений, а их качество. То есть, если вы секретарь, но потрясающе владеете Excel, делаете своевременные, грамотные и точные отчеты, то у вас больше вероятности попасть в отдел бухгалтерии, чем в случае, если вы будете поить весь этот отдел отменным кофе.
Для того, чтобы у вас появились возможности карьерного роста, вам нужно будет все время учиться. Если вы этого не хотите, про карьерный рост секретаря забудьте. Обучение может проходить по-разному, это может быть повышение квалификации на курсах, или даже дополнительное образование, с помощью дополнительных обязанностей, а может быть с помощью изучения соответствующей профессиональной литературы.
Проявляйте активность везде: скромняг не повышают. Сделали хорошо работу – не стесняйтесь показать начальству. Но помните, речь идет не о всех подряд мелочах (хорошо соединила начальника по телефону), а о более или менее весомом достижении.
Вы увидели ошибки в финансовом отчете? У вас есть идеи, как сэкономить компании деньги на закупке канцелярии? Не молчите. Выдвигайте идеи, делайте предложения. Рано или поздно одно из них может привести вас к повышению.
И наконец, что делать, если несмотря на все ваши усилия, вам никак не удается добиться возможности карьерного роста? Как я уже говорила вначале, карьера секретаря не всегда зависит только от его профессиональных качеств или инициативности. Рекомендация: убедитесь, что в вашей компании действительно нет перспектив карьерного роста, прежде чем предпринимать что-либо. Если вы никогда не говорили с начальником об этом, ваше видение может быть чисто субъективным и не отражать реальной картины.
Когда стоит думать о карьерном росте секретаря? Как я считаю, не раньше, чем через год, но и не позже, чем через три года.
И еще кое-что: не ведитесь на размытые обещания начальника обеспечить вам карьерный рост когда-то в будущем. За этим часто скрывается нежелание начальника заморачиваться сейчас на эту тему, нежелание тратить время на поиск замены вам, а страдать будете именно вы, так как завязнете на этой должности на долгие годы. Одной моей знакомой начальник обещал золотые горы: и обучение за счет компании, и повышение зарплаты, и карьерный рост. Но….только не сейчас, а в будущем….когда-нибудь. Читайте: никогда. Куда лучше, если начальник скажет вам о реальных перспективах карьерного роста, даже если их нет. В любом случае постарайтесь узнать о более-менее конкретных условиях и сроках развития карьеры.
И наконец, если после всех ваших усилий это все равно не привело к карьерному росту – пришло время менять работу. Теперь, когда у вас есть дополнительные навыки, которые вы получили, пОтом зарабатывая себе повышение, вы вполне можете найти себе работу в другой компании, уже начав с более высокой позиции. Если вы уверены, что «выросли» до того, что можете начать с более высокой позиции, именно такую позицию и ищите. Конечно, легче найти равнозначную работу, на которой вам пообещают перспективы карьерного роста. Только вот обещать – не значит гарантировать. Пройдет пара месяцев и обстоятельства могут измениться. Не меняйте шило на мыло.
Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.