Зачем секретарю знание Excel? Этот вопрос желательно задать себе как можно скорее. Хотите ли вы остаться секретарем на ресепшн на всю жизнь? Даже если у вас очень хорошая работа и она вам очень нравится, рано или поздно вы задумаетесь о дальнейшем профессиональном развитии, и без знания Excel оно будет весьма затруднительным. Исключение составляют, разве что, творческие профессии.
Ну а если вы являетесь секретарем отдела или помощником руководителя, вполне вероятно, что с этим огнедышащим табличным драконом вы уже сталкивались, и не раз.
Excel – это компьютерная программа среды MS Office, позволяющая производить вычисления различными способами. В основном это делается с помощью функций: арифметических, статистических, финансовых, текстовых, логических и т.д. Знание Excel может сделать вас королем (или королевой) своего рабочего времени. С помощью знания Excel вы сможете выполнять арифметические вычисления не только двух чисел, но и огромных числовых массивов буквально нажатием пары кнопок, экспортировать данные из интернета прямо в свою таблицу, связывать данные в таблице с данными других страниц, построить график, от которого закачается ваш начальник, быстренько отсортировать данные и предоставить только самое важное, рассчитать средние показатели, а также играючи создать логические функции. К примеру, если сумма в столбце у вас будет больше заданной, появится надпись «Молодец», а вот если в расчетах произойдет ошибка, Excel выдаст вам что-то вроде: «Каши мало ела» или «Срочно переделай, а то уволят».
И это еще далеко не все, что умеет делать эта поразительно умная программа. По сути, она обладает настолько обширным функционалом, что совершенству просто нет предела. Знание Excel обеспечит вас возможностью успевать делать больший объем работы за меньшее время, а значит, избавиться от необходимости хронических переработок по вашей вине; также вы сможете брать на себя работу более высокой категории сложности, а это всегда увеличивает вероятность вашего повышения.
А теперь представьте себе такую ситуацию. Компания ищет ассистента к финансовому директору. В обязанности ассистента входит консолидация отчетности из нескольких источников в один. Причем источники будут в разных форматах: один будет сделан в текстовом редакторе (txt, doc, rtf), другой в Excel, третий тоже в Excel, но с другими параметрами. Для специалиста со знанием Excel такая консолидация не представит труда, но чаще бывает вот что. Сотрудник отдела персонала получает расписанное в красках резюме специалиста, где в списке компьютерных программ, которые знает будущий ассистент, гордо фигурирует Excel наряду с другими пижонскими программами, например, Power Point или Access. Специалист по персоналу не знает, куда ему себя деть от радости и приглашает специалиста на интервью. На собеседовании секретарь, начитавшись советов в интернете о том, как гарантированно получить работу, уверенно отвечает, что уж Excel-то он(а) точно знает.
А дальше начинается….открывая страшную на вид программу с огромной зеленой иконкой в виде буквы «Х», новоиспеченный ассистент начинает складывать данные таблиц…на калькуляторе. Иногда встречаются варианты – специалист открывает строку формул и руками (!) пишет: А11+B34+С56 или, что еще хуже: 111+568+796+…и так до бесконечности. И это не новостной сюжет с места стихийного бедствия, это реальные примеры из жизни.
И если знание Excel было обязательным условием приема на данную должность, то, скорее всего, специалист потеряет работу еще до окончания испытательного срока.
Тем не менее, пугаться не стоит. Excel – не такая уж сложная программа для изучения. Безусловно, в совершенстве овладеть знанием Excel быстро не получиться, но оно вам и не надо. Когда вы научитесь справляться с базовыми функциями Excel (базовые функции, массивы, сводные таблицы, зависимости), вы справитесь и с порученной работой. А мастерство придет со временем. Единственное, чего никогда делать не стоит — это преувеличивать свои знания.
Для того, чтобы получить знания Excel, необходимо устроиться на курсы Excel. Часто курс Excel входит в базовую программу курсов секретарей, однако этого очень часто оказывается недостаточно. Именно поэтому рекомендуется кроме курсов секретарей дополнительно записаться еще и на курсы Excel. Исключение составляют случаи, если вы обучаетесь в финансово-экономическом вузе. Сейчас многие дисциплины и представить сложно без практических работ в Excel.
Какие критерии важны при выборе курсов Excel?
1. Длительность обучения. Чем дольше, тем лучше.
2. Практические занятия. Вряд ли вам помогут курсы, где вы будете заниматься голой теорией по книжке.
3. Версия Excel, по которой ведется обучение на курсах. Идеально, если вас будут обучать версии Excel-2010 или Excel-2007. В крайнем случае подойдет 2003. Но вот от обучения по программе Excel-1997 лучше отказаться.
4. Чуткость и внимание преподавателя к аудитории, возможность уделять внимание каждому слушателю. Преподаватели в стиле «не мешайте мне, видите, сколько еще тут народу» — не для вас. Перед выбором курсов Excel почитайте отзывы в интернете, как о самих курсах, так и о конкретном преподавателе.
5. Выбирайте обычные курсы (базовый, если не владеете программой; продвинутый, для финансистов – если владеете). Курсы в стиле «Excel для блондинок», «для идиотов», «для программистов», «для глубокого статистического анализа», «как составить строительную смету за 1 минуту» и прочую экзотику обходите стороной.
Во многих российских городах можно найти большое разнообразие курсов по обучению Excel. Что же выбрать? Довольно известными и высокорезультативными курсами я считаю курсы НОУ «Специалист» при МГТУ им. Баумана specialist.ru Как слушатель, обучавшийся на этих курсах дважды (продвинутый Excel и Excel для финансистов) я уверена, что здесь можно получить хорошие знания Excel. Причем, хороший эффект достигается, даже если вы занимаетесь в группе. Группа формируется с учетом того, чтобы у преподавателя оставалось время на каждого слушателя. Правда, если ваши знания Excel практически нулевые, то начинать нужно не с Excel для финансистов, а с базового курса, постепенно переходя с уровня на уровень.
Впрочем, курсы можно найти практически в любом городе, для этого проще воспользоваться поисковой системой и учесть рекомендации, приведенные выше.
Помимо курсов Excel вам понадобится хороший учебник по обучению Excel. Он пригодится вам не только в процессе обучения, но и позднее, когда вы будете работать с Excel самостоятельно.
Что делать, если вы очень заняты на работе и у вас нет времени на то, чтобы ездить на курсы? Это чаще всего случается с помощниками руководителей, но может, в принципе, быть с кем угодно. Начинайте учиться самостоятельно! Приучайте свое подсознание к тому, что вы можете многого добиться. Вам не нужно будет становиться титаном как в игре «Герои магии и меча» (причем, улучшенным), но регулярно заниматься по самоучителю придется, хотя можно это делать без стахановских рекордов.
Чтобы вам не было скучно, расскажу вам историю. В 1999 году, работая секретарем в медийном холдинге, чтобы унять свою безудержную энергию, я приобрела в магазине «Озон» книгу по экономике для неэкономистов. Мало кто понимал тогда, зачем это нужно сектетарю. А в 2002 году я поступила в финансовый вуз. Пусть я все лето просидела в обнимку с учебниками алгебры за 8-11 классы, вычерчивая на доске примеры и громко чертыхаясь, но зато в 2005 году мы вместе с моими непонимающими друзьями отметили….получение мной второго диплома. Красивого и красного.
Поэтому, даже если у вас нет времени сейчас, не сдавайтесь. Берите самоучитель шаг за шагом продвигайтесь вперед. И очень скоро все изменится к лучшему.
И наконец, что делать, если вы у вас уже есть хорошие знания Excel, но его версия – 2002 или 2003? Я уже довольно часто вижу вакансии, где требуется знание Excel-2007 и даже 2010. Подавать резюме на такую вакансию или идти сначала на курсы Excel? Думаю, что зная предыдущую версию Excel – вы освоили главное. Версия Excel – это уже частности. Для того, чтобы ознакомиться с новой версией, зайдите на сайт Microsoft и скачайте демо-версию самой навороченной версии, установите ее на домашний компьютер и попрактикуйтесь. Не думаю, что это будет очень сложно. По крайней мере, я со знанием Excel 2002 легко могу пользоваться более высокими версиями. Однако практиковаться все же стоит, чтобы не в том месте и не тем способом расположенные кнопки не сбили вас с толку. Иначе начальник, застукавший вас, прищурившуюся, словно крот за судорожным поиском кнопки «Печать» в новой версии, поймет вас совершенно неверно.
Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.