Рекомендательное письмо секретаря необходимо каждому секретарю или помощнику руководителя, независимо от причины, по которой она(а) покидает своего нынешнего работодателя, за исключением, конечно, увольнения по статье или увольнения по причине непрохождения испытательного срока.
Рекомендательное письмо секретаря понадобится вам при поиске новой работы, поможет произвести более сильное впечатление на работодателя, показав, что вы — профессиональный и ответственный работник. Положительные рекомандации всегда вам пригодятся. Именно по этой причине рекомендуется расставаться с работодателем по-хорошему.
На практике редко можно столкнуться с ситуацией, когда руководитель сам предлагает написать рекомендательное письмо секретарю. Это происходит по разным причинам, часто потому, что голова руководителя занята поиском подходящей замены для вас, а вы, соответственно, уже почти отрезанный ломоть. Поэтому в таких случаях я всегда рекомендую взять инициативу в свои руки и попросить у руководителя дать вам рекомендательное письмо.
Если в вашей компании не принята практика написания рекомендательных писем, не стоит заранее переживать. Как и в случае с принятием оффера, рекомендательное письмо секретаря можно предложить написать….самим. То есть, вы можете предложить руководителю черновое письмо, которое он уже сможет отредактировать и затем подписать.
Редактировать письма всегда легче, чем писать их заново, поэтому руководителю, скорее всего, понравится ваша инициатива. Как написать рекомендательное письмо секретарю?
Данный вид документа по типу напоминает стандартное деловое письмо, а поэтому должен содержать все обязательные реквизиты делового письма. Рекомендательное письмо секретаря должно быть подготовлено на бланке организации, который, как правило состоит из: наименования организации и ее формы собственности, адреса организации, телефона и факса организации, адреса электронной почты, адрес сайта компании, номера ИНН, ОГРН.
Сам документ должен состоять из следующих реквизитов: заголовок, дата, текст письма, подпись руководителя и печать организации. Всегда желательно, чтобы письмо было составлено на оригинальном бланке компании, а не на бланке для электронных писем. По понятной причине первый вариант производит лучшее впечатление.
Секретарю рекомендуется хранить полученное рекомендательное письмо также, как и, например, трудовую книжку – получить рекомендацию повторно будет сложно. Ниже я приведу образец рекомендательного письма секретарю на русском и английском языках. Безусловно, это только образцы, поэтому у вас, скорее всего, будут и другие варианты написания текстов рекомендательных писем.
1. Рекомендательное письмо секретаря на русском языке:
ШАПКА БЛАНКА КОМПАНИИ
Дата: 01.01.1901
РЕКОМЕНДАТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
С января 1900 года по январь 1901 года Стюарт Мария Ивановна работала в сети компаний «Ромашка» в должности секретаря-референта.
В течение указанно периода Стюарт М.И. зарекомендовала себя в качестве высококлассного специалиста и выполняла обязанности по обеспечению бесперебойной работы офиса, а именно: административная поддержка генерального директора, организация поездок и визовая поддержка, устный перевод на переговорах, письменный перевод документации с английского и немецкого языков, подготовка деловых писем, заказ канцелярских товаров и расходных материалов для офиса, заказ сувенирной продукции для клиентов.
В 1900 году Стюарт М.И. была успешно реализована система унификации заказа канцелярских товаров для розничных магазинов сети. В частности хочется отметить высокую организацию и слаженную работу над проектом, а также высокую обучаемость Стюарт М.И., что отразилось в быстрм освоении программы 1С-Предприятие.
К личным качествам Стюарт М.И. можно отнести доброжелательное отношение к клиентам и сотрудникам офиса, умение работать в команде, целеустремленность, способность завершать порученные задания в установленные сроки.
Группа компаний «Ромашка» рекомендует Стюарт М.И. для работы в качестве секретаря-референта/помощника руководителя.
Генеральный директор И.И. Сидоров
2. Рекомендательное письмо секретаря на английском языке:
ШАПКА БЛАНКА КОМПАНИИ
Letter of Recommendation for Maria I. Stuart
10 January 1901
To Whom It May Concern
For the period from January 1900 to January 1901 we have had the distinct pleasure of having Ms. Stuart work for JSC Romashka. As she leaves to accept new challenges, I welcome this opportunity to provide a recommendation to her.
In my association with Ms. Stuart, she has been an integral part of the Company Team as a Team Assistant. I was quite impressed with her initiative and willingness to accept responsibility.
Ms. Stuart is efficient and creative in performing her duties. She is highly intelligent, has an excellent command of the English language and good administrative skills. She is responsible and cooperative and also friendly and cheerful. Ms. Stuart’s approach to her job can be characterized as truly professional.
Ms. Stuart has a remarkable ability to learn fast which was very essential for us.
We would highly recommend Ms. Stuart for the positoin of a Team Assistant/Personal Assistant.
Should you have any questions please do not hesitate to contact me on
+ 1 234 567 89 10.
Ivan Sidorov
General Manager
Что следует учитывать при составлении рекомендательного письма секретаря? Во-первых, необходимо указать корректные номера телефонов руководителя и быть готовыми, что по ним позвонят, чтобы переподтвердить рекомендацию. Рекомендательное письмо производит впечатление, однако некоторые работодатели все же считают такое письмо формальностью и предпочитают позвонить руководителю лично.
Во-вторых, не нужно придумывать каких-то качеств, которыми вы не обладаете. К примеру, не нужно подгонять рекомендательное письмо секретаря под какой-то общепринятый шаблон и считать, что раз высокая организованность – качество для секретаря обязательное, то в письме об этом нужно указать. Указывайте только, если вы действительно организованы. Помните, что ваш начальник также может сильно удивиться, увидев что-то, что к вам явно не относится.
Не нужно писать о каких-либо профессиональных навыках, которыми вы не обладаете, к примеру, не нужно говорить, что вы писали макросы в Excel, если вы до сих пор среднее арифметическое значение рассчитываете на калькуляторе и т.п. Также я не рекомендую использовать в письме юмор.
Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.