Как Стать Секретарем

 На что обратить внимание

Как мы уже говорили ранее, сегодня к секретарю предъявляются высокие требования. Поэтому обучение на секретаря – вопрос весьма важный. Прежде чем вы приступите к изучению рынка на предмет поиска всевозможных курсов секретарей, я рекомендую вам подумать о том, где вы собираетесь впоследствии работать. От этого будет зависеть то, как долго вам нужно будет учиться на секретаря и какие курсы секретарей выбрать.

 К примеру, в небольших российских компаниях, особенно молодых и динамичных, приоритетное значение, скорее всего, будет уделяться не тому, какие курсы секретарей вы закончили, а тому, что вы умеете делать. В серьезных госучреждениях, иностранных компаниях с именем, известных российских компаниях на курсы секретарей, которые вы закончили, будет обращаться весьма и весьма пристальное внимание. То есть, помимо того, что вы умеете делать, то, где вы учились на секретаря, будет также иметь значение.

 Но даже если вы сегодня уже работаете в небольшой молодой компании, если вы собираетесь развиваться профессионально, об обучении на секретаря нужно задуматься уже сегодня.

Где учиться на секретаря? Я могу порекомендовать вам лишь то учебное заведение, которое закончила сама, это Колледж МИД России. Диплом Колледжа признается и узнается всеми работодателями, с которыми мне доводилось общаться. Вот их сайт: college-mid.ru О том, как поступить и учиться в Колледже, мы поговорим с Вами в следующий раз. Единственное, что следует знать уже сейчас, это то, что в Колледже учиться получится лишь в том случае, если вы настроены серьезно. Если не собираетесь посещать занятия и усердно учиться – время не тратьте. Отчислят.

Безусловно, есть многие другие очень уважаемые учебные заведения, но о них я могу говорить лишь, основываясь на том, что я увидела в интернете и услышала от знакомых. Что вы и сами сможете сделать, в принципе. К тому же, если вы не проживаете в Москве или Московской области, то вам так или иначе нужно будет обучаться на секретаря на курсах секретарей, расположенных в вашем городе.

На что  нужно обратить внимание при выборе курсов секретарей:

1. Юридические моменты. Я рекомендую вам государственные курсы, но если в вашем городе таких курсов нет, придется тогда рассматривать варианты или ехать учиться в другой город. У всех курсов секретарей в обязательном порядке должна быть лицензия. Я рекомендую вам озадачиться вопросом выбора курсов заблаговременно, за год хотя бы, чтобы не принимать решения с бухты-барахты и не нарваться на некачественное учебное заведение или не дай бог, мошенников. Поэтому, перед тем как заключать договор и проплачивать обучение на секретаря, съездите в каждое из выбранных учебных заведений, побеседуйте с завучем или директором, посмотрите лицензию (убедитесь, что она не просрочена и не заканчивается в период вашего обучения), удостоверьтесь в надежности выбранного учебного заведения. Спросите ОГРН (номер регистрации в общегосударственном реестре налогоплательщиков) и посмотрите информацию о курсах на сайте налоговой службы РФ egrul.nalog.ru/fns

Когда вы убедитесь в том, что перед вами – порядочная контора, попросите у них экземпляр договора на обучение и ознакомьтесь с ним дома. Помимо других важных моментов обратите внимание на то, оказывает ли образовательное учреждение бесплатные услуги содействия в трудоустройстве и на каких условиях. Если у вас еще нет опыта работы секретарем, это для вас будет важно. После окончания курсов секретарей вам могут помочь найти работу. Условия знать важно для того, чтобы эта помощь не оказалась чисто формальной, когда вам предложат на выбор 3 места в монтажном тресте с зарплатой 6700 рублей (в Москве), а когда вы откажетесь, вам заявят, что обязательства перед вами выполнены.

Далее зайдите в интернет и познакомьтесь с отзывами студентов выбранных курсов секретарей. Если вдруг не найдете отзывов в интернете, подойдите на курсы во время перемены и побеседуйте со студентами.

2.  Продолжительность обучения на секретаря. Скорее всего, вы столкнетесь с тем, что продолжительность обучения на секретаря будет заявлена на разных курсах абсолютно разная – от буквально трех дней до почти двух лет. Здесь все просто – чем дольше будет ваше обучение на секретаря, тем лучше. Только в этом случае вы получите основательные знания. Еще лучше, если это будут занятия 2-4 раза в неделю, а не каждый день. Заниматься каждый день в течение 5-6 месяцев также хорошо, но имеет смысл только тогда, когда вы больше нигде не учитесь. Если же вы учитесь или работаете целый день, а вечером будете ездить на курсы секретарей, и так несколько месяцев, вы очень быстро «сдуетесь», то есть элементарно устанете, начнете пропускать занятия и толку от такого обучения будет немного. Не говоря уже про то, что делать домашние задания вы также толком не сможете.

3. Набор дисциплин. По моему опыту, в обязательном порядке на выбранных курсах секретарей должны быть следующие дисциплины:

• Обучение «слепому» десятипальцевому методу машинописи. Это должно быть  в течение всего срока обучения, чтобы вы успели нарастить скорость печати не менее 180 знаков в минуту, а лучше более 200. Машинопись должна быть не только русская, но и обязательно латинская.
• Работа на компьютере. Основное – Word, Excel, Power Point, электронная почта. В идеале —  программа для ведения календаря руководителя.
• Делопроизводство и архивоведение. Я не говорю об уровне владения предметом на уровне выпускника историко-архивного вуза, но хотя бы основные моменты нужно изучить. Нужно знать, как составляются деловые письма, как регистрировать и хранить документы.
• Русский язык и редактирование документов.
• Деловой этикет.
• Имидж секретаря.
• Правила работы с офисной техникой.

Остальные дисциплины являются очень полезными, и если они у вас в программе обучения на секретаря будут – очень хорошо. Если же нет, это не столь критично. А вот если вместо «слепой» машинописи вам предложат бухгалтерский учет – я рекомендую вам учиться на секретаря в другом месте.

За 2-3 месяца занятий вы сможете научиться «слепому» десятипальцевому методу печати (внимание: научиться – еще не значит нарастить скорость), получить базовые навыки работы на компьютере, освоить азы делопроизводства и этикета. Способ подойдет, если вы уже закончили институт, и у вас просто нет желания или финансовой возможности еще 1.5 года потратить на обучение.

Если же вы все еще учитесь, то все-таки я рекомендую вам учиться на секретаря не менее полугода. Еще лучше – от года до двух. В этом случае вы не только освоите «слепое» письмо, но и нарастите весьма приличную скорость (за 1 год обучения при усердных занятиях машинописью 2 раза в неделю вполне реально начать печатать со скоростью 200 знаков в минуту и более). О пользе высокоскоростной печати я подробно поговорю чуть попозже.

Также вы сможете освоить компьютер на вполне приличном уровне (по опыту скажу, что MS Word можно изучить очень хорошо и получить базовые знания MS Excel; для более углубленного знания Excel рекомендуется пройти дополнительные специализированные курсы именно по Excel).

Вы будете довольно хорошо знать расположение основных реквизитов делового письма, как регистрировать документы и как их хранить.

Также вы на вполне приличном уровне сможете освоить деловой этикет и имидж секретаря и не придете на собеседование жарким летом без колготок (если вы девушка) или в шортах (если вы молодой человек). И наконец изюминка столь длительного обучения – изучение дисциплин, напрямую не связанных с секретарскими обязанностями, но которые тем не менее, вам окажутся очень полезными в будущем (но будьте реалистами, речь идет только об основах): бухгалтерского учета, основ экономики, протокола и т.д.

4. Количество именно практических занятий.  Если в качестве образования вы получите массу голой теории, то вам придется трудно в первые несколько месяцев работы. Желательно найти такие курсы секретаря, во время обучения на которых у вас будет производственная практика. К примеру, когда я училась в Колледже, у нас была производственная практика в одном из департаментов МИД в течение месяца. Эта практика оказалась крайне полезной. Если ваши курсы секретарей более краткосрочные, то практика хотя бы в течение 1-2 недель не помешает.

Также желательно, чтобы на курсах секретарей вам показали, как пользоваться офисной оргтехникой. Во время моего обучения это был один из немногих минусов – занятий по оргтехнике было всего два, нас просто собрали вокруг факса большой группой и показали, как пользоваться. Когда же я приступила к работе, на второй же день работы нужно было отправить факс в Нидерланды, что, естественно, было весьма непросто.

Сейчас на многих фирмах стоят агрегаты, которые являются одновременно и принтером, и копировальным аппаратом, и сканером. Годы спустя я проводила собеседования на позицию секретаря в офисе и видела округлившиеся глаза кандидатов при виде этого чуда оргтехники.

Поэтому лучше всего, чтобы у вас была возможность потрогать все это руками, отправить факс, сделать копию. Учитесь также и сканировать документы, т.к. на очень многих фирмах предпочитают получать электронные копии вместо бумажных. Ваши курсы секретарей идеальны, но вот этого как раз нет? Тогда подойдите к делу творчески – идите учиться на секретаря, а параллельно попробуйте научиться работать с оргтехникой где-нибудь еще. Возможно ваши родители, муж, или родственники работают в офисе? Поинтересуйтесь, не нужны ли им волотнеры поксерить что-нибудь бесплатно. Часто это не получается по соображениям конфиденциальности. Тогда вы можете бесплатно помочь в своем институте. Еще один вариант – находите в интернете инструкции по управлению оргтехникой и изучаете. Во всех инструкциях есть картинки с панелью управления. А что? Я почти полгода училась музыке на клавиатуре, нарисованной на картоне!:-)) В общем, было бы желание, а возможности найдутся.

И наконец, несколько слов о знании английского языка. Если вы изучаете язык в институте – отлично, начинайте учиться усерднее. А если вы английского языка не знаете – начинайте изучать прямо сейчас, пока вы учитесь на курсах секретарей. Рекомендую изучать его на отдельных курсах, например на курсах при профкоме Дипломатической Академии МИД.

Дополнительно нужно будет изучать деловую лексику английского языка.  Возможно, имеет смысл сразу пойти на бизнес-курс английского языка, соответствующего вашему уровню знаний.

И, наконец, если вы не хотите этому всему учиться – поздравляю! Профессия секретаря – не ваша. Хорошо, что вы осознали это сейчас, а не тогда, когда уже начали работать.

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

 

На главную В  каталог статей

Комментарии (12) на “Обучение на секретаря”