Качества хорошего секретаря

В предыдущей статье мы рассматривали профессиональные качества секретаря, которые требуются для работы в коммерческих компаниях. Сегодня мы поговорим о личных качествах хорошего секретаря.

Что это за качества? Ответ на этот вопрос часто можно найти также в описании вакансии на должность секретаря. Во-первых, это исполнительность. В течение рабочего дня секретарь получает большое количество разнообразных заданий от руководителя, его заместителей и коллег, поэтому такое качество как исполнительность является обязательным в его работе. Исполнительность выражается, прежде всего, в желании получать эти задания и выполнять их в установленные сроки.

Ответственность – также важное качество секретаря. И хотя руководитель всегда будет контролировать вашу работу, любой руководитель хотел бы, чтобы секретарь был ответственным, это значит, что если руководитель поручил ему или ей работу, он должен быть уверенным, что работа будет выполнена и выполнена в срок. Если по каким-то причинам выполнение работы становится невозможным, руководитель рассчитывает на то, что его предупредят об этом не пост-фактум и не за 2 минуты до крайнего срока, а заранее, чтобы можно было подключить запасной вариант решения проблемы.

Еще два фундаментальных качество секретеря – пунктуальность и высокая самоорганизация. Пунктуальность выражается в том, что вы приходите на работу вовремя, соблюдаете сроки выполнения заданий, у вас во всем четкость и порядок. Помните про то, что «точность – вежливость королей».

Как по-вашему, выглядит фирма, в которой клиенты, звонившие каждое утро на ресепшн фирмы в городе NN в 9:30, всегда обнаруживали, что к телефону никто не подходит? Если вы думаете, что клиенты после этого точно уж захотят перезвонить еще раз тогда, когда это будет удобно сотрудникам фирмы, вы глубоко заблуждаетесь. И это не басня Крылова, а совершенно реальная история из жизни одной компании, в которой трудился очень хороший, но совершенно непунктуальный секретарь. Девушке казалось совершенно нормальным каждый (!) день опаздывать на работу на 20-30 минут. Сейчас фирма в городе NN по-прежнему процветает. Но можно ли сказать тоже самое про этого секретаря?

Другое качество секретаря, которое является важным – это высокая самоорганизация. Если вы хорошо организованы, то вы сможете не только приходить на работу вовремя, выполнять в сроки поставленные задачи, выполнять несколько задач одновременно, но и будете успевать выполнить больший объем работы за меньшее время, это качество очень похвально. У организованного человека, как правило, меньше задержек на работе, чем у его менее собранных коллег.

Следующее качество секретаря, которое имеет значение – это внимание к деталям.  Внимание к деталям позволит секретарю составлять письма и вести календарь руководителя без ошибок, вовремя замечать погрешности в отчете, не ошибаться с датами командировок и не путать задания.

Грамотная устная и письменная речь. Без этого также не обойтись. Представьте себе секретаря, берущего телефонную трубку и спрашивающего: «А кто звОнит?» или подобное. Без письменной грамотности будет трудно составлять деловые письма.

Коммуникабельность. Это качество также важно для секретаря на любой позиции. Коммуникабельность не означает того, что вы будете трещать со всем отделом о личной жизни звезд кино или обсуждать «Дом-2» в курилке. Коммуникабельность означает ваше умение общаться с людьми. Представьте себе этакого мрачного нелюдима в приемной, который не знает, что делать с посетителем или стесняется позвонить в соседний отдел, чтобы запросить необходимую информацию.

Умение держать язык за зубами. Это качество секретаря обязательно для всех, но особенно важно для помощника руководителя. Помощник руководителя в силу занимаемой должности может получить доступ к строго конфиденциальной информации, узнать какие-то подробности из жизни руководителя и других сотрудников. Если по вашей вине произойдет утечка этой информации, плохо будет всем: и фирме, а в особенности лично вам.

Знание дресс-кода, телефонного и делового этикета.

Также для некоторых категорий секретарей, к примеру, для помощника руководителя, важным является также некоторый жизненный опыт, который позволит не испугаться и не запаниковать, а найти решение в ситуации, которая повернулась не так, как планировалось вначале.

Обучаемость – качество важное для любого сотрудника, в том числе и для секретаря.

Что делать, если вы поняли, что какого-то из этих качеств у вас нет? Как поступить? Во-первых, понять, можно ли это качество выработать. Да-да. Именно выработать. Ведь никто не рождается уже в деловом костюме и с папкой в зубах. Только сделать это нужно еще до подачи резюме на вакансию. Не уподобляйтесь секретарю из фирмы города NN. Всегда смотрите на вещи реально. Не придумывайте себе требуемых качеств, если у вас их нет. Не обманывайте будущего работодателя, чтобы получить работу. От этого будет хуже только лишь вам.

Некоторые качества не поддаются исправлению. Если у вас напрочь отсутствуют  такие качества секретаря, как исполнительность, пунктуальность и внимание к деталям, то я рекомендую вам не начинать карьеру секретаря. Это принесет одни лишь мучения и вам, и вашему руководителю. Возможно, вы просто человек творческий. Это очень даже хорошо. Вы сможете преуспеть в других профессиях, важных и интересных для людей. Возможно, именно вы станете ведущим престижной рубрики глянцевого журнала, журналистом или великолепным рекламистом. Я лишь хочу предостеречь вас от ошибки, в результате которой вы выберете неподходящие для вас должности (секретарь, бухгалтер и др.), на которых вам во-первых, будет скучно, а во-вторых, вам будет очень трудно соответствовать требованиям к должности.

Также серьезно отнеситесь к отсутствию такого качества, как коммуникабельность. В принципе, при очень большом желании, вы можете приобрести это качество, но я все же не рекомендую. Потому что всегда легче найти профессию под себя, чем ломать себя под профессию. Вы действительно уверены, что административная работа того стоит? Или вы просто не пытались поискать другие варианты и ухватились за первую возможность? Если вы – интроверт, возможно, вам больше подойдет профессия бухгалтера, аналитика или, например, программиста, веб-дизайнера и т.д.

Если у вас отсутствуют такие качества, как обучаемость или умение держать язык за зубами, то я вам также не рекомендую становиться секретарем. Вместо этого я настоятельно рекомендую вам поработать с психологом, для того, чтобы во-первых, сориентироваться в будущей профессии, а во-вторых, понять, почему вы столь излишне болтливы или не хотите учиться.

Остальные качества вы можете приобрести. В ряде случаев (например, для приобретения навыков грамотной речи) потребуется обучение на дополнительных курсах, а в ряде случаев вы сможете приобрести требуемые навыки путем чтения соответствующей литературы и работы над собой.

В ряде случаев  это будет непросто, но если у вас будет желание, то я уверена, у вас все получится. К примеру, чтобы научиться такому качеству секретаря, как высокая самоорганизация, можно почитать статью «Как стать организованным». Статья написана для интернет-бизнесменов и удаленных сотрудников, которых не контролирует вездесущий начальник, но я думаю, статья будет полезна любому человеку.

Деловой этикет и дресс-код вы вполне можете освоить и самостоятельно, скрупулезно изучив книги на эту тему.

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

 

На главную В  каталог статей