Формы проведения мероприятий: как выбрать лучший формат для бизнеса

Не бывает универсального формата для всех бизнес-мероприятий. То, что отлично заходит для тренинга внутри компании, может совсем не работать, скажем, для крупной конференции с партнёрами. Поэтому выбор формы — это первый шаг в организации. Ошибся на старте, и даже крутой спикер не спасёт ситуацию.

Видов мероприятий сейчас море: классические офлайн-события, онлайн-сессии и популярные гибридные варианты. Каждый из них хорош по-своему — главное, чтобы формат подходил целям встречи. Если собирать участников из разных городов и стран, не обязательно тащить всех на самолёты: в 2024 году многие компании сэкономили сотни тысяч рублей просто перейдя в онлайн, где всё можно обсудить на видеоконференции.

• Классические формы: офлайн и их особенности
• Онлайн-мероприятия: плюсы и минусы
• Гибридные форматы: зачем их выбирают
• Полезные советы по выбору формы для бизнеса

Классические формы: офлайн и их особенности

Когда речь идёт о офлайн мероприятиях, сразу вспоминаются привычные переговоры в офисе, деловые встречи, тренинги и крупные конференции. Этот формат не устарел, несмотря на развитие технологий: живое общение по-прежнему помогает выстраивать доверие и быстро решать важные вопросы.

Давайте посмотрим, какие формы бизнес-мероприятий встречаются чаще всего среди офлайн-событий:

• Конференции — подходят для презентации новых продуктов, обмена опытом между компаниями, сбора обратной связи.
• Семинары и мастер-классы — отлично помогают обучать сотрудников новым навыкам, прокачивать команду.
• Нетворкинг-мероприятия — главная цель здесь не доклады, а знакомство и поиск деловых партнеров.
• Тимбилдинги — менее формальные встречи, где важна командная динамика и мотивация.
• Выставки — демонстрация продуктов и сервисов наглядно, возможность для компаний заявить о себе.

В 2023 году, по данным российского Event Marketing Report, более 60% крупного бизнеса продолжили регулярно проводить офлайн бизнес-мероприятия, даже несмотря на развитие онлайн-сервисов. Причина простая: «живое» ощущение присутствия создаёт больше возможностей для налаживания контактов. Люди легче запоминают лица, а решения часто принимаются быстрее, когда видишь собеседника лично.

Но есть и нюансы:

• Организация дороже: аренда зала, кейтеринг, техника, транспорт и т.д.
• Сложнее собрать всех участников из разных городов.
• Строгий график: участники ограничены во времени и месте.

Кстати, интересный факт: по опросу среди HR-специалистов, 85% компаний считают, что именно на офлайн тренингах сотрудники активнее задают вопросы и усваивают материал, чем на онлайн-сессиях. Это объясняет, почему формат всё ещё популярен.

В итоге, офлайн мероприятия — выбор для тех случаев, когда важны личные контакты, эмоции и неформальное общение. Их выбирают не только ради эффективности, но и чтобы поддерживать корпоративную культуру и лояльность команды.

Онлайн-мероприятия: плюсы и минусы

Онлайн-мероприятия давно перестали быть экзотикой. Сейчас большинство компаний периодически проводят совещания, мастер-классы или даже большие презентации в зуме и на других платформах. Давайте разберёмся, чем такой формат хорош, а где не всё так радужно.

Главный плюс — это экономия времени и денег. Не нужно бронировать дорогие площадки, заказывать кофе-брейки и оплачивать командировки. Команда из разных городов собирается за минуты, просто подключившись к встрече из офиса или даже из дома. К тому же, на онлайн-бизнес-мероприятиях легко приглашать иностранных экспертов: не нужно решать вопросы с визами и проживанием.

Вот основные плюсы онлайн-формата:

• Доступность для участников из любой точки мира.
• Лёгкая запись вещания — потом можно делиться записью или вернуться к ней.
• Масштабируемость: число зрителей практически не ограничено. Недавно одна IT-команда в Москве провела митап на 800 человек, большинство подключались из дома.
• Автоматизация регистрации и рассылки напоминаний.

Но без минусов, конечно, не обошлось. Всё, что связано с личным общением и нетворкингом, в онлайне работает слабее. Если вы планируете тимбилдинг или живую дискуссию, энергетика экрана не заменяет офлайн-встречу. Технические сбои — ещё одна головная боль: иногда одного зависшего Wi-Fi хватает, чтобы сбить весь ритм важной презентации.

Плюс — сложно удержать внимание участников. По данным платформы Webinar.ru за 2024 год, средний процент досмотра онлайн-мероприятий — всего 45%. Люди легко отвлекаются на почту или соцсети во время эфира.

Совет: если хотите провести онлайн-мероприятие ярко, заранее готовьте интерактив, мини-опросы и вовлекающие задания. Это позволит не терять контакт с аудиторией и удерживать интерес.

Гибридные форматы: зачем их выбирают

Гибридные формы мероприятий сегодня стали чуть ли не стандартом для крупных бизнес-ивентов и корпоративных встреч. Этот подход объединяет лучшее из двух миров: часть участников общается и работает вживую, а остальные подключаются онлайн из любой точки страны или даже мира.

Главный плюс — гибкость. Можно пригласить топ-менеджеров офлайн, а региональных коллег — онлайн. Такой формат помогает расширить аудиторию, не тратясь на билеты, проживание и командировочные. По данным платформы EventMB, в 2023 году 71% компаний увеличили охват аудитории именно благодаря гибридным форматам.

Выделю ещё пару конкретных преимуществ:

• Экономия бюджета: организация зала требуется только для части людей, что заметно снижает затраты.
• Интерактив: можно поддерживать связь между онлайн и офлайн-участниками через чаты, live-опросы, прямые включения.
• Гибкость расписания: участники сами выбирают, когда и как подключиться, а записи встреч удобно пересматривать позже.

Эффективность гибридных бизнес-мероприятий зависит от качества технической поддержки и грамотной организации. Например, нужна надёжная платформа для видеоконференций, отдельные модераторы для зала и онлайна, а также обеспечение стабильного интернета. Тут не стоит экономить: если связь прервётся или будет плохой звук, онлайн-аудитория быстро «отвалится».

Интересный факт: одна известная российская IT-компания для своего слёта на 300 человек использовала сразу пять камер и два разных канала аудио, чтобы не было рассинхрона при трансляции. Организаторы получили рекордно высокую оценку от онлайн-гостей — более 93% спустя неделю после события.

Полезные советы по выбору формы для бизнеса

Как действительно выбрать лучшую форму проведения бизнес-мероприятия? Тут мало ориентироваться просто на привычку или совет знакомого. Каждый формат — это инструмент, который работает по-разному в разных задачах. Вот на что стоит обратить внимание:

• Цель события. Хотите нетворкинг? Выбирайте офлайн-формат или гибрид, где люди реально знакомятся и общаются. Если цель — обучение, часто удобнее провести онлайн с возможностью записи, чтобы пересмотреть материал.
• Целевая аудитория. Для руководителей из разных городов путешествия — это часто лишний геморрой и траты. Для молодых сотрудников со старта карьеры онлайн привычнее, зато топ-менеджеры ценят деловую атмосферу живой встречи.
• Бюджет. Удивительно, но более половины российских компаний в 2024 году экономили до 40% средств, переводя массовые мероприятия в онлайн. Гибридные форматы стоят чуть дороже онлайна, но часто они дают лучший эффект от вложений.
• Технические возможности. Не у всех сотрудников дома мощный интернет или нужное ПО, а в зале на 100 человек может банально не быть микрофонов. Проверьте, что всё работает, до того как звать людей.
• Безопасность и здоровье. В период вирусов часть компаний всё ещё предпочитает минимизировать офлайн-контакт. Это стоит помнить, если не хотите, чтобы половина участников осталась дома.

Готовы к практике? Вот короткая таблица, чем отличаются основные формы мероприятий по критическим параметрам:

Ну и ещё одна фишка: если важна атмосфера и эмоции — ставьте на офлайн, если нужна скорость и экономия — онлайн, универсальный солдат — гибрид. Главное, чтобы бизнес-мероприятие помогло достичь вашей задачи, а не превратилось в формальность.