Как провести выставку: простой чек‑лист на каждый шаг

Вы решили участвовать в выставке, но не знаете, с чего начать? Ниже – пошаговый план, который поможет собрать всё подряд, не упустив ни одной детали. Всё написано простыми словами, без лишних терминов.

1. Выбор цели и формата

Сначала уточните, зачем вам нужна выставка. Хотите привлечь новых клиентов, показать новый продукт или укрепить бренд? Цель определит тип стенда, количество материалов и рекламные каналы. Если цель – собрать контакты, сделайте акцент на интерактивных элементах и визитках. Если вы презентуете технологию, подготовьте демонстрации и презентацию.

2. Планирование бюджета

Бюджет – главный контролирующий элемент. Делим его на четыре части: аренда места, стенд и дизайн, рекламные активности, логистика и персонал. Ставьте реальную цифру, а затем добавляйте 10‑15 % резерв на непредвиденное. Пример расчёта: аренда – 30 %, стенд – 40 %, реклама – 20 %, прочее – 10 %.

Записывайте каждую статью расходов в таблицу, чтобы в любой момент увидеть, где “переплачивается”. Это спасёт от неприятных сюрпризов в конце.

3. Выбор места и даты

Ищите выставку, где собирается ваша целевая аудитория. Проверьте статистику прошлых мероприятий: количество посетителей, профиль участников, география. Свяжитесь с организаторами, уточните стоимость стенда, возможные скидки за раннюю оплату и правила оформления.

Если даты совпадают с другими важными событиями в вашей компании, лучше отложить участие – иначе будет “боль” от нехватки ресурсов.

4. Дизайн стенда и материалы

Стенд – визитная карточка. Делайте его ярким, но не перегруженным. Ставьте логотип на видное место, добавьте короткий слоган, который расскажет о главном предложении. Подготовьте брошюры, каталоги, фирменные подарки (ручки, блокноты) – они помогают удержать интерес.

Не забудьте о технической части: электросети, интернет, демонстрационное оборудование. Закажите всё заранее, иначе в день Х будете бегать за розетками.

5. Привлечение посетителей

Продвижение начинается задолго до выставки. Разошлите рассылку клиентам, опубликуйте анонс в соцсетях, добавьте событие в календарь на сайте. Подготовьте рекламные баннеры и наружную рекламу в зоне проведения. Если бюджет позволяет, запустите таргетированную рекламу, указывая дату и место.

На стенд привлекайте внимание интерактивом: конкурс, краудсорсинг, демонстрация продукта в работе. Люди любят участвовать, а не просто смотреть.

6. День выставки: что делать

Приходите за час до открытия, проверяйте всё: свет, звук, материалы. Приветствуйте каждого посетителя, задавайте вопросы, выясняйте их потребности. Записывайте контакты в CRM сразу, а не в отдельный блокнот – экономит время.

Планируйте короткие перерывы для команды, чтобы они могли отдохнуть и оставаться энергичными. Следите за тем, чтобы столики и рекламные материалы не захламлялись.

7. Оценка результатов

После окончания выставки соберите команду, проанализируйте цифры: количество лидов, встречи, подписки, обратную связь. Сравните их с поставленными целями. Выявите, какие активности сработали, а какие – нет.

Сделайте выводы в виде короткого отчёта и используйте их для планирования следующей выставки. Так каждый опыт делает вас лучше.

Провести выставку без стресса реально, если следовать простому плану и держать всё под контролем. Применяйте эти шаги, и ваши результаты обязательно вырастут.