Выбор читателей
"Разбитая Гитара" - книга, которую полюбили Ознакомительные главы в подарок

Требования к секретарю

Навыки

Для того, чтобы определиться с тем, где учиться на секретаря и на какую позицию присылать свое резюме, я рекомендую вам ознакомиться с требованиями к секретарю, которые компании.

Для того, чтобы понять, каким видят образование и профессиональные навыки своего секретаря компании, лучше всего познакомиться с вакансиями, размещенными в кадровых агентствах и крупных онлайновых порталах вакансий, например, headhunter.ru или superjob.ru

Как мы уже говорили ранее, секретарь выполняет различные функции в зависимости от размера компании и тем, чем занимается фирма. Соответственно, и требования к секретарю будут отличаться.

Начнем с секретаря на ресепшн. Часто, хотя и не всегда, требованием к данной позиции является наличие высшего образования. Требование это может показаться несколько несправедливым, особенно учитывая то, что за рубежом для того, чтобы претендовать на позицию секретаря на ресепшн, университетский диплом чаще всего не нужен. И все же, если у вас нет высшего образования, я рекомендую прямо сейчас задуматься о том, чтобы поступить в институт. Дело в том, что начиная с позиции ассистента отдела и далее высшее образование будет уже являться базовым требованием, а значит, если его у вас не будет, то вам сложно будет развиваться профессионально, конкурируя с обладателями дипломов университета. Но если вы хотите начать свою карьеру с должности секретаря на ресепшн, и диплома о высшем образовании у вас пока нет ( при условии соответствия всем остальным требованиям к секретарю), я рекомендую вам духом не падать и посылать резюме все равно.

В серьезных компаниях часто требуется опыт работы от полугода. Еще одним требованием к секретарю на ресепшн является умение пользоваться мини-АТС и знание телефонного этикета.  Если компания иностранная, или у компании имеются зарубежные поставщики или партнеры,  свободное знание иностранного языка будет, скорее всего, обязательным требованием к секретарю на ресепшн.  Чаще требуется знание английского языка, но также бывают компании, где пригодится знание немецкого и других иностранных языков.

Если в обязанности секретаря будет входить написание писем, то потребуется знание слепого десятипальцевого метода машинописи. Важно также иметь навыки работы с оргтехникой: знание компьютера на уровне пользователя (знание MS Word, электронной почты, умение что-то найти в интернете по поручению руководителя), умение пользоваться факсом, копировальным аппаратом, сканером, принтером.

Еще один пункт – приятная внешность и приятные манеры секретаря. Часто в объявлениях о вакансии можно встретить подобную формулировку. Что имеется в виду? Хотите вы того или нет, но секретарь на ресепшн – первый человек, которого видит в компании клиент. И именно секретарь может составить приятное (или совсем неприятное) впечатлении о компании. Чаще всего руководитель может простить секретарю на ресепшн незнание слепого десятипальцевого метода печати, но вот приятными манерами поступиться сможет вряд ли. Кому хочется, чтобы от него убегали клиенты? Теперь о приятной внешности. Давайте договоримся сразу: это не совсем не обязательно должна быть модельная внешность. Поэтому под приятной внешностью часто имеется в виду знание делового дресс-кода и умение следить за собой, то есть ухоженность. Об этом мы поговори очень подробно позднее.

Для более старших позиций предъявляются более высокие требования к секретарю. Опыт как правило, требуется от 1-2 лет. Высшее образование, навыки работы с оргтехникой, знание слепого десятипальцевого метода машинописи, знание делового этикета как правило, являются базовыми требованиями. Если компания российская, знание иностранного языка может и не потребоваться. Для работы в иностранной компании, отделах закупок, сбыта и других отделах, имеющих иностранных партнеров, знание иностранного языка часто является обязательным.

Если помимо обязанностей секретаря предполагаются выполнение функций младшего сотрудника, то как правило, требуется хорошее знание компьютера: недостаточно знать MS Word на уровне «могу написать письмо», часто требуется расширенное знание программы. Также требуется знание MS Excel для составления и редактирование отчетов, а также программы Power Point для подготовки презентаций.

К помощнику руководителя предъявляется еще более высокие требования. Помимо всех вышеперечисленных требований требуется более длительный административный опыт (в среднем, от 3-х лет), желателен опыт работы личным помощником. Знание языка как правило обязательно, так как личный помощник часто выполняет также и функции устного переводчика, ездит с руководителем на переговоры с иностранными партнерами и переводит ему содержание переговоров. Иногда встречаются вакансии, где требуется знание двух иностранных языков.

Помощник руководителя ведет также календарь руководителя. Для этого потребуется знание программы, в которой ведется календарь (это может быть MS Outlook, Lotus Notes, Excel и другие). Может потребоваться знание делопроизводства. Это будет зависеть от распределения обязанностей в компании и ее численности. Знание  Excel является важным, т.к. помощник руководителя часто обновляет в этой программе какие-либо важные данные, составляет отчеты (к примеру, авансовые отчеты о командировках руководителя). Помощник руководителя также должен хорошо знать специфику заказа билетов и оформления виз. Руководители ездят в командировки очень часто. В некоторых компаниях заказ билетов сводится к тому, чтобы сделать заказ в обслуживающей фирме, а в некоторых компаниях помощник руководителя делает все самостоятельно, включая подачу документов в посольство. Если руководитель — иностранец, то не исключено взаимодействие с миграционной службой, сбор и подачу документов на получение разрешения на работу.

К счастью, тенденция десятилетней давности, когда карьера секретаря была похожа на карьеру спортсменки и заканчивалась в 30 лет, давно прошла. Руководители осознали важность присутствия на рабочем месте не только симпатичной молоденькой и приятной во всех отношениях девушки, но и опытного, грамотного профессионала. И если секретарем на ресепшн действительно лучше работать после окончания института или во время учебы, то хорошим личным помощником в этом возрасте стать трудно, и поэтому все чаще и чаще можно увидеть объявления о том, что помощник требуется в возрасте от 25 лет и старше.

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

 

На главную В  каталог статей


12 комментариев на “Требования к секретарю”

  • лена:

    какие школьные предметы нужны для профессии секретарь?

    • admin:

      Лена, здравствуйте! Для секретаря важна общая эрудиция, поэтому в школе нужно по возможности хорошо изучать все предметы и не забывать про физподготовку. Но особенно важны знания компьютера, русского языка и литературы, а также иностранного языка, желательно английского. Для секретаря часто требуется наличие высшего образования, поэтому рекомендую поступать в институт. Помимо этого можно уже в старших классах получать дополнительные знания, например, изучить «слепую» машинопись на ПК (умение, которое вообще здорово пригодится), деловому этикету и работе с документами. Такие знания можно получить на курсах секретарей.

  • Елена:

    работаю секретарем с декабря 2011г. Образование средне-специальное (дизайнер), курсы бух.учета(год)…Почему выбрали меня? Не знаю. До меня приходили девушки с высшим образованием. Знания компьютера, оргтехники, делового этикета, делопроизводства тянули на 3+.
    В первую очередь, как мне кажется, при устройстве на работу смотрят на внешний вид. Не скажу, что в тот момент я выглядела как подобает секретарю.
    Отношение к этой профессии у всех разное, но у большинства моих знакомых оно вызывает улыбку. Поэтому и отнеслась к своим обязанностям сначала несерьезно.
    На самом деле это очень серьезная, одна из главных на предприятии профессия.
    Спасибо за Вашу статью. Она мне очень помогла.
    Теперь я с гордостью могу сказать, что я СЕКРЕТАРЬ!

  • secretarissa:

    Спасибо, Елена! Я очень рада, что статья Вам понравилась и оказалась полезной. При выборе кандидата руководитель, безусловно, оценивает профессиональные качества и умения. Однако это не единственное, что оценивается. Оценивается также то, насколько вы обучаемы, любите свою профессию, насколько вы конфликтны, насколько доброжелательны к людям, умеете расставлять приоритеты, умеете играть в команде и взаимодействовать с коллективом и т.д. Вполне вероятно, что руководитель смог разглядеть в Вас эти положительные качества. Очень часто они довольно трудно поддаются коррекции, я об этом также говорю в статье про качества хорошего секретаря. http://secretarissa.ru/stati/kachestva-xoroshego-sekretarya/ В ряде случаев руководитель считает, что ему выгоднее взять более слабого кандидата с точки зрения квалификации, но более сильного в плане личностных качеств (при условии обучаемости, конечно же), чем девушку с идеальным знанием ПК, делового этикета, с 3-мя языками, но не любящую свою профессию, высокомерно относящуюся ко всем вокруг. Вы правы, секретарь — это действительно важная профессия, и часто именно секретарь может отпугивать клиентов как репеллент — насекомых. И наоборот, секретарь может помогать руководителю и коллегам в эффективном решении важных для офиса задач, а также создавать доброжелательную атмосферу в приемной.

  • Daleya:

    Здравствуйте! Я сейчас учусь в 9 классе, и думаю над тем, чтоб пойти учиться после 9-го класса на секретаря, родные «за», а учителя в школе говорят, что это вообще не профессия, и что «ну до 25 лет ты проработаешь, а потом что?!», я считаю, что это абсурд полнейший! Я считаю, что это очень достойная и важная профессия, так вот именно учителя меня поставили, в некоторое положение, так сказать неловкости, что ли… Разъясните мне пожалуйста, стоит ли мне действительно, идти после 9-го класса, в колледж, или все же, поискать какую-то другую профессию?
    Надеюсь на Вашу помощь.

  • secretarissa:

    Здравствуйте, Daleya! Спасибо, замечательный вопрос. Я считаю, что Вы абсолютно правы, секретарь — это достойная, необходимая и важная профессия. Ее роль сегодня более значительна по сравнению с тем, что было раньше. Тем не менее, и Ваши преподаватели правы. Дело в том, что для работы секретарем необходимо будет получить высшее образование. Без образования Вы сможете работать, скорее всего, только на ресепшн, а эта позиция действительно имеет негласную возрастную планку — в большинстве случаев, до 25-28 лет. Продвигаться по карьерной лестнице далее Вы не сможете, а получать образование, уже работая полный день, физически очень непросто. Поэтому, если Вы хотите услышать мое мнение — то я бы закончила, все же, 11 классов, далее поступила в институт. За это время Вы также сможете еще раз «проверить на прочность» силу Вашего желания в выбранной профессии, возможно, захотите пройти какие-то специальные тесты по профориентации. Решение должно быть осознанным и пройти проверку временем. Если Вы поймете, что эта профессия — Ваша, то обучение на секретаря Вы сможете совместить с основным обучением (лучше не раньше 3-4 курса, т.к. 1-2 курсы в институте довольно-таки «ударные», есть риск сорвать институт). На старших курсах можно будет также попробовать найти работу на неполный день, чтобы приобретать необходимый опыт. Также рекомендую почитать статью о возможностях карьерного роста секретаря http://secretarissa.ru/stati/karernyj-rost-sekretarya/ Желаю Вам удачи!

  • Daleya:

    Огромнейшее спасибо за ответ, после прочитанного, я стала задумываться, по поводу того, действительно, не остаться ли учится до 11 класса? Просто дело в том, что я бы не упустила возможности, избежать ЕГЭ, который придется сдавать, если я останусь учиться в школе. Но в таком случае, меня терзает вопрос:» какой колледж или лицей, или что то подобное выбрать?» Меня «кидает» по профессиям, и поэтому я не могу определиться. Не знаю, что делать. Тем более, теперь мне нужно или действительно оставаться до 11 класса, или идти в какой- то колледж, лицей или что- то подобное, где не требуются к сдаче какие- то определенные экзамены в школе, потому что мы уже подписались под выбранными предметами. Поэтому это тоже ставит меня в не слишком хорошее положение.
    Скажите мне пожалуйста, что-то на это.(

  • secretarissa:

    Здравствуйте, Daleya!

    К сожалению, боюсь, что в этом случае мне будет сложно подсказать что-то, т.к. я не являюсь специалистом по планированию карьеры, к тому же, не знаю, как Вам дается учеба, какая у Вас успеваемость в школе.

    Мне почему-то кажется, что если нет уверенности в том, куда идти, лучше, наверное, остаться в школе и потратить это время на поиск того высшего учебного заведения, которое обучит профессии, которая будет, во-первых, интересной и во-вторых, востребованной. Колледжи и техникумы уже имеют определенную профессиональную направленность, и методом тыка выбирать их не стоит, т.к. есть шанс, что получите профессию, которая будет приносить Вам одни разочарования в будущем.

    К тому же я человек немного старой закалки, и в моем понимании, а также по опыту моих друзей и знакомых, молодые люди, ушедшие из школы после 9 класса, как-то раньше взрослеют, что ли, то есть, уже получают профессию и более самостоятельны. Это, с одной стороны, очень хорошо. С другой стороны, есть высокая вероятность, что что профессия, что называется, «затянет», вероятно, уже будет работа и собственный доход, и институт будет брошен/забыт. А для получения хороших должностей/карьерного роста высшее образование необходимо.

    Из этого опыта есть исключения, но их намного меньше. Поэтому, если все-таки пойдете в колледж, нужно будет все равно настраиваться на институт потом, даже если у Вас уже будет работа.

    Другое дело, что если Вы учитесь в общеобразовательной школе, и у Вас есть возможность поступить в среднюю школу с углубленным изучением интересующих Вас предметов (спецшкола, лицей, гимназия), то этой возможностью стоит воспользоваться ввиду более сильной подготовки.

    ЕГЭ, конечно, многие считают несовершенным, но с другой стороны, многие его успешно сдают. Даю Вам также ссылку на страницу, где в середине есть список вузов, которые имеют право принимать студентов на основании собственных экзаменов. Правда, этой информации уже где-то около полутора лет, поэтому, если какой-то вуз выберете, Вашим родителям нужно будет туда позвонить сначала и все перепроверить: garant.ru/action/conference/10210

    Также посмотрите нашу статью про колледж МИД: http://secretarissa.ru/stati/kolledzh-mid/

    В статье есть ссылка на сайт колледжа, рекомендую с ним также познакомиться. Но хочу еще раз сказать, что колледж не дает высшего образования, а только средне-специальное (уровень техникума), потом все равно нужно в вуз поступать если что.

  • Юлия:

    Здравствуйте!
    У вас замечательный сайт.Огромнейшее вам спасибо за такое большое количество полезной информации.
    У меня к вам есть пару вопросов,на которые хотелось бы получить ответ.

    Дело в том,что я очень хочу пойти работать секретарём на ресепш.Именно к этой професии душа лежит уже год.Учусь я в9 классе и после его окончания планирую поступать.Подскажите пожалуйста,обязательно ли на профессию «Секретарь на ресепшн» нужно высшее образование?Куда именно нужно поступать и какие предметы учить?
    Есть какие-нибудь заведения в которых учат именно этой професии?Я вот читла что нужно обязательно высшее образование.Так можно отучится на любую професию,главное чтобы было высшее?Или всё же поступать нужно в специальные заведения?

    • Admin:

      Здравствуйте, Юлия. И Вам спасибо, приятно, что статья Вам понравилась. Для работы секретарем на ресепшн не обязательно иметь высшего образования, однако в конечном счете это зависит от компании. Кто-то хотел бы видеть на ресепшн секретаря с в/о, кому-то это не столь принципиально. Как правило, это требование можно увидеть в объявлении о вакансии, например, на hh.ru

      После 9 класса Вы можете поступать в колледж МИД для получения профессии секретаря. О колледже Вы можете почитать в этой статье: http://secretarissa.ru/stati/kolledzh-mid/

      Там же есть ссылка на их сайт. Будьте внимательны, после окончания колледжа Вы НЕ получите диплома о высшем образовании. Для получения в/о обучение нужно будет продолжить в выбранном вузе.

      Если Вы живете не в Москве и/или в колледж поступать не будете, возможно, тогда лучше будет закончить не 9, а 11 классов (или техникум) и потом уже обучаться на специализирированных курсах секретарей-референтов, которые есть в Вашем городе.

      Тем не менее, высшее образование — это то, что нужно всегда. К сожалению, даже если Вас после обучения в колледже примут на работу секретарем на ресепшн, то для дальнейшего карьерного роста уже нужно высшее образование. Поэтому как вариант — заканчиваете 11 классов (техникум), далее поступаете в институт и параллельно учитесь в колледже МИД (вечернее) или на курсах секретарей. Работать начинаете после окончания вуза или на 5 курсе (неполный день), когда нагрузка общеобразовательных дисциплин будет не столь тяжела. В этом случае возможностей будет больше: можно будет искать работу и секретарем на ресепшн, и пробовать подавать резюме на более старшие позиции, например, секретаря отдела или ассистента отдела.

      Специализированного в/о секретарей нет.

      В принципе, для работодателя не существует каких-либо жестких рамок специализации. Но бывает, что предпочтения оказывают выпускникам лингвистических и педагогических вузов, а также экономических и юридических. Для работы секретарем нужна очень хорошая грамотность, и так уж сложилось, что у лингвистов и педагогов с этим получше, чем у технарей. Возможно, потому, что в институте русскому языку уделяется больше времени и требования жестче. Но это мое имхо, безусловно, ситуации бывают везде совершенно разные.

  • Света:

    Думаю пойти работать секретарем на ресепшн. Мне 26. Образование неполное высшее, уже не учусь. Вы писали, что возрастная планка до 28 лет. А дальше что — меня уволят? Возможен ли карьерный рост? Какие есть варианты развития, имея опыт работы секретарем на ресепшн? Просто секретарь? Или здесь тоже возрастные ограничения?

    • Admin:

      Света, нет конечно же! Никто Вас никуда не уволит в 28 лет, при условии, что свои обязанности Вы будете выполнять как следует, ну или если чего другого не случится (сокращения, кризис и т.п.). Негласная (дискриминация по возрасту незаконна, но установление предпочтений незаконным не является) возрастная планка на респешн, к сожалению,есть, но это не значит, что все здесь строго, как в армейском уставе. Просто, если даме, к примеру, за 40, и она пытается устроиться на ресепшн, то у многих возникают вопросы. Например, будет ли дама ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ? Какой у нее характер? Следит ли она за собой? Знает ли офисный дресс-код? Умеет ли отвечать на звонки и обладает ли нужной квалификацией? Как она будет встречать клиентов? Может быть, по-хамски, как заправская советская тетка? Будет ли эта дама С РАДОСТЬЮ бегать по поручениям, заказывать такси, ксерить документы вон той девочке 23 лет? Варить и подавать кофе? Рассылать факсы? Быстро и с удовольствием изучать стремительными темпами развивающиеся технологии? Сможет ли задержаться на работе, если нужно? Как впишется в коллектив, особенно, если это молодой коллектив? Вдруг она будет считать ниже своего достоинства выполнять поручения руководителя на 15 лет моложе ее? Но если кандидат в секретари сможет доказать, что она прекрасно справится со своими обязанностями, к общей радости клиентов и офиса, нормальный руководитель не будет выбирать секретаря только по критерию возраста. Другой момент- из Вашего комментария я вижу, что профессиональный рост — для Вам тема небезынтересная. Поэтому, когда проработаете на ресепшн 2-3 года, Вы перерастете эту должность, и Вам станет на работе скучно: http://secretarissa.ru/stati/na-rabote-skuchno Поэтому нужно продолжать развиваться профессионально, чтобы иметь возможность «вырасти» через какое-то время. А про возможности читайте здесь: http://secretarissa.ru/stati/karernyj-rost-sekretarya/

Оставить комментарий

Rambler's Top100