Выбор читателей
"Разбитая Гитара" - книга, которую полюбили Ознакомительные главы в подарок

Культура секретаря – 8 нот звездного специалиста

Каждый руководитель мечтает о личном помощнике или секретаре с высокой культурой. Что такое культура секретаря?

Можно смело сказать, что секретарь – это лицо компании и по тому, как посетителя встретит секретарь, можно будет определить, как клиент будет думать и о самой компании. Как говорится, у вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление, а поэтому культура секретаря будет иметь первостепенное значение для компании.

Что бы ни думали сами секратари, их профессиональные качества имеют важное, но далеко не первостепенное значение. Чуть позже я проиллюстрирую, почему. А пока же давайте рассмотрим основные составляющие элемента культуры секретаря.

 1. Высокий EQ

EQ, Emotional Intelligence или просто эмоциональный интеллект имеет важное значение для секретаря. Умение осознавать и понимать эмоции окружающих, а также понимать свои эмоции и эффективно ими управлять в глазах руководителя имеет куда большее значение, чему высокий IQ.

Примерами слабого эмоционального интеллекта может считаться секретерь с инфантильным типом мышления и поведения, не умеющий грамотно взаимодействовать с посетителями и, к примеру, отвечающий им резко или даже грубо. Человек, не умеющий справляться со вспышками раздражения и плохого настроения также может «гордиться» слабым EQ. Безусловно, эмоциональный интеллект является более многофакторным понятием, но пока остановимся на этом.

Сюда же я бы отнесла личную стрессоустойчивость. Секретарь, умеющий с блеском справляться с факторами, вызывающими стресс, и собственно самим стрессом, не позволяющий ему поглотить себя целиком, демонстрирует показатели высокого EQ.

2. Знание делового этикета

Культура секретаря складывается также из знания делового этикета. Сюда относится не только знание телефонного этикета, но и умение правильно встретить посетителей и создать им приятный эмоциональный фон, знание этикета электронной переписки, умение правильно подать чай и кофе для переговоров, а также знание правил делового общения в целом.

3. Соблюдение делового дресс-кода

В юношеском возрасте каждый молодой человек, включая вашего начальника, возможно, мечтал, что его секретарем станет девушка, одетая в полупрозрачную юбку, больше напоминающую пояс, и топик, изящно обтягивающий и еле скрывающий бюст 5-го размера, говорящая глупости и мило хихикающая с клиентами в перерывах между перекурами. Однако в реальной жизни мало кто хочет, чтобы такой секретарь действительно занял место в его приемной. Культура секретаря предполагает отличное знание и соблюдения дресс-кода.

4. Умение справляться с конфликтными ситуациями

Еще одна важная сторона культуры секретаря. Этот навык напрямую связан с EQ. Проявляется как правило в том, как секретарь поведет себя в сложной ситуации, например, когда ему лично или по телефону грубит клиент. Заплачет ли, начнет ли грубить в ответ, уйдет ли целиком в раковину и т.д. –  вот основные индикаторы.

5. Умение взаимодействовать с коллективом

Умение взаимодействовать с коллективом, умение быть хорошим командным игроком является немаловажным качеством не только секретаря, а любого офисного сотрудника. Сложно себе представить успешную компанию, коллектив который раздираем внутренними конфликтами и противоречиями и тянет фирму в три разные стороны как лебедь, щука и рак. Именно поэтому во многих фирмах проводится психологическое тестирование кандидатов в сотрудники – для того, чтобы человек «играл» за коллектив, а не против него.

Умение взаимодействовать с коллективом, так же как и EQ, явление многофакторное и отнюдь не является старанием беспрекословно подчиняться воле коллег. Иначе вместо отличных профессиональных результатов вы получите ситуацию, когда вам банально сядут на шею.

Это также не просиживание с коллегами в курилке все свободное время. И что бы там ни говорили некоторые начальники, игра в команде проявляется не в том, сколько раз и когда вы ходите с коллегами на обед.

Это, как правило, и умение понимать и принимать различные точки зрения и находить компромисс, и умение справляться с конфликтными ситуациями, и желание помочь человеку, когда это необходимо, и способность поддержать новичка, показав ему где что, и т.п.

6. Навыки тайм-менеджмента.

Без навыков тайм-менеджмента сложно представить себе современную работу, поэтому это также основной элемент культуры секретаря.

Специалист, владеющий навыками тайм-менеджмента, является находкой для руководителя, потому, что как правило никогда не опаздывает, а порученные задания выполняет в установленные сроки. На такого человека руководитель всегда сможет положиться больше, чем на секретаря, систематически приходящего на работу на полчаса позже начала рабочего дня и красящего ногти в любую возможную минуту.

7. Знание иностранного языка.

Секретарь со знанием иностранного языка (как правило, английского) всегда будет иметь преимущества перед специалистом, языка не знающего. Поэтому, если уровень вашего владения английским языком оставляет желать лучшего, начинайте изучать его прямо сейчас, хотя бы самостоятельно.

Я могу понять руководителей, прописывающих в требованиях к должности секретаря знание иностранного языка, даже если это знание ему не потребуется. Вполне очевидно, что на некоторых должностях секретаря вполне можно справиться с обязанностями и без наличия высшего образования или знания английского, тем не менее, эти навыки являются элементами культуры секретаря, указывают на определенный статус, образ мышления, а также способность осваивать новое. Тем не менее, если вы знаете английский в совершенстве и не хотите, чтобы ваши знания ушли в песок, всегда уточняйте не интервью, как именно язык будет использован. Поверьте, если только для того, чтобы переключать телефонные звонки, этого недостаточно.

8. Отличные профессиональные качества.

В моем рейтинге профессиональные качества занимают не самое первое место, как вы видите. Безусловно, когда секретарь будет проходить интервью на замещение вакантной должности, менеджер по профессионалу в первую очередь будет задавать вопросы относительно его умений и навыков для того, чтобы понять, справится ли специалист с порученной работой. Однако без элементов культуры секретаря, описанных в п. 1-6 выше, сложно представить себе нормальную работу приемной, а значит, что если на одну и ту же должность будут претендовать два специалиста, у одного из которых будут отличные навыки и и опыт работы секретарем, но он не очень хорошо умеет ладить с клиентами или коллегами или без конца опаздывает и затягивает сроки выполнения заданий, а другой будет отлично знаком с культурой секретаря, но в профессиональном плане ему будет не хватать чего-то, очень вероятно, что предпочтение отдадут второму кандидату. Гораздо проще обучить секретаря техническим навыкам, например, «слепой» машинописи, чем навыкам общения с людьми или высокой самоорганизации.

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

 

На главную В  каталог статей

 


Оставить комментарий

Rambler's Top100